Служебная записка пример

Как мы уже сказали, основная функция служебной записки – это донесение информации. Существует также косвенная функция служебной записки, и в силу именно этой функции служебные записки сохраняют свою значимость в трудовых отношениях.

Дело в том, что своевременно написанная служебная записка, касающаяся тех или иных событий, или той или иной информации, имеет охранительную функцию. Она снимает ответственность с лица, который донес информацию, и возлагает ее на лицо, которому информация была донесена.

Например, своевременно отправленная служебная записка по результатам проверки отчета с указанием на те или иные ошибки в отчете снимет ответственность с проверяющего.

Составление

Служебные записки составляются по правилам, оговоренным Инструкцией по делопроизводству предприятия (если она в организации существует) или в свободной форме. Служебная записка может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде, если организация использует электронные системы делопроизводства.

Для обеспечения учета служебных записок в крупных организациях организована их регистрация не только в случае направления «служебки» руководителю, но и в случае, если переписка осуществляется на горизонтальном уровне, от руководителя руководителю.

В текст служебной записки следует включить ряд обязательных элементов, к которым относятся:

1. ФИО, должность, место работы адресата;
2. ФИО, должность, место работы автора записки;
3. наименование документа – «Служебная записка»;
4. предмет служебной записки, например, «О снятии дисциплинарного взыскания»;
5. собственно доносимая до адресата информация;
6. предлагаемые варианты решения вопроса по служебной записке (опционально);
7. список приложений к записке (опционально);
8. дата составления и подпись составителя.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия.

Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Пример как написать служебную записку

Главному бухгалтеру Генеральному директору ООО «Сибит»
Полищук А.А. Вознесенской Д.И.
возместить расходы в полном объеме от руководителя отдела по работе с
Вознесенская клиентами ЮФО

о проведении встречи с представителем ООО «КрайВодСнаб»

Сообщаю, что 11.05.2022 г. в соответствии с Вашим поручением от 01.05.2022 года проведена встреча с представителем ООО «КрайВодСнаб».

Участники встречи: со стороны ООО «КрайВодСнаб» — коммерческий директор Романов Петр Александрович, со стороны ООО «Сибит» — руководитель отдела по работе с клиентами ЮФО Андреев Руслан Викторович. Цель проведения встречи — ознакомление со сметой на производство строительных работ, заключение договора.

Результаты встречи: участники подписали договор строительного подряда № 47/12 от 11.05.2022 г. на сумму 1 250 000 (один миллион двести пятьдесят тысяч) рублей, по которому ООО «Сибит» берет на себя обязательство строительства и ввода в эксплуатацию линейного объекта — водопровода, а ООО «КрайВодСнаб» обязуется принять работу и оплатить ее стоимость.

Место проведения встречи: комната для переговоров в гостинице «Центр города». Расходы на аренду комнаты и буфетное обслуживание составили 12 000 (двенадцать тысяч) рублей. Документы, подтверждающие расходы, прилагаю.

В связи с изложенным прошу возместить произведенные расходы.

1. Договор на аренду переговорной комнаты гостиницы «Центр города» от 11.05.2022 г. с 15.00 час. до 19.00 час
2. Чек оплаты еды и напитков от 11.05.2022 г.

13.05.2022 г. Андреев/ Андреев Р.В.

Ответственность

По каждому направлению деятельности на предприятии соответствующим приказом директора назначены ответственные лица. Это может быть пожарная безопасность, ведение трудовых книжек и так далее. Служебная записка поможет снять с работника лишнюю ответственность за ещё не случившееся, но намеревающееся случиться событие.

Например, сотрудник оповещает отдел технического обеспечения о том, что оборудование работает неисправно. Если в будущем будет допущен брак или объект вовсе выйдет из строя, вина будет переложена на обслуживающих лиц.

Основание и обоснование

Служебная записка также является важным документом для принятия тех или иных управленческих решений руководителем предприятия. Делом в том, что под каждым приказом директора должны иметься основание и обоснование. Под первым понимают ссылку на какой-либо закон, документ или иной нормативный акт, а под вторым – объяснение наличных причин принятия решения.

Служебная записка, написанная на имя начальника, зачастую выступает в качестве основания. Как правило, речь идёт о премировании сотрудников, направлении оборудования в ремонт и так далее. Бдительный подчинённый также может быть поощрён администрацией предприятия.

Служебная записка с точки зрения закона

Ни один действующий в настоящим момент нормативно-правовой акт не содержит такого определения, как служебная записка. Применение такой разновидности бумаг относится исключительно к компетенции работников каждого отдельно взятого предприятия. На практике служебные записки играют огромную роль в том, каким образом складываются трудовые правоотношения между сторонами.

Форма документа

Как уже можно было понять из изложенного выше материала, закон не предлагает никаких унифицированных форм для составления служебных записок. Следовательно, документ всегда пишется в свободной форме по аналогии с заявлением. Эти формы официальных бумаг крайне схожи. Их отличия заключаются исключительно в посыле.

Необходимо учесть, что свободная форма официальной бумаги также имеет свои особенности и правила работы, не соблюдая которые, документ не будет иметь юридической силы и не сможет быть использован в качестве основания для распоряжения директора. Речь идёт о следующих моментах:

• обозначение, кому и от кого подаётся записка;
• простановка реквизитов (дата, место). Также в отдельных случаях может иметь место указание времени;
• подпись составителя.

Ссылаться на нормы законодательства необязательно, хотя и крайне желательно. Так лицо подтвердит свою позицию, сделает её более доступной для понимания устойчивой.

Объясняем порядок и правила написания служебной записки

По структуре любая служебная записка условно делится на 3 структурных элемента: реквизиты, предмет и подпись обращающегося. В целях соблюдения «чистоты» документооборота на предприятии уделим внимание каждому из них.

Первым делом в правом верхнем углу листа бумаги отметим, от кого и кому подаётся записка. Для этого в дательном падеже прописываем ФИО и должность согласно штатному расписанию конечного адресата, а затем уже в родительном падеже те же сведения о составителе. Чуть ниже указываем дату составления и населённый пункт, в котором территориально расположена организация.

Следующим шагом обратим внимание на основную часть официальной бумаги, в которой обозначается предмет обращения. Здесь следует ёмко, но подробно описать суть. Имеют место ссылки на законодательство, а также на различные акты. Например, акт о нарушении трудовой дисциплины. Как только фабула будет изложена, можно переходить к подписанию.

Примерный образец

Отметим, что по общему правилу служебная записка заверяется лишь автографом составителя, хотя на практике может сложиться и иная ситуация. Лицо, написавшее документ, должно составить его в двух экземплярах и заверить каждый из них своим автографом, а также автографом получателя. Так у работника будет доказательство того, что адресат получил официальную бумагу на руки и ознакомлен с её содержанием.

Необходимо учесть, что все оставленные на бумаге автографы должны быть обязательно расшифрованы (фамилия и инициалы).

Если не допустить критических ошибок при составлении документа, директор компании сможет сослаться на него в своём распоряжении.

Назначение и виды служебных записок

Служебная записка — это внутренний документ организации, применяющийся в делопроизводстве для следующих целей:

• для информирования коллег:

• о совершении тем или иным специалистом каких-либо действий;
• изменениях в рабочем процессе;
• изменениях в локальной документации;
• изменениях в составе информации, используемой для производственных целей;

• делегирования руководителем заданий к исполнению подчиненным по должности работникам;
• информирования сторонних организаций (контрагентов, государственных органов и т. д.) об изменениях в сложившихся между организациями правоотношениях, нарушениях с той или другой стороны, имеющихся предложениях о сотрудничестве и т. д.

Таким образом, предназначение всякой служебной записки — это передача информации определенному адресату, и, как правило, любой образец служебной записки служит для побуждения адресата к каким-либо действиям.

На этом основании выделим следующие основные группы служебных записок:

• о премировании;
• применении дисциплинарного взыскания;
• проведении служебного расследования;
• списании материальных ценностей;
• направлении в командировку;
• выдаче денежных средств под отчет;
• предоставлении материальной помощи;
• неисполнении служебных обязанностей;
• проведении проверки контрагента;
• исполнении сотрудником порученного задания и его результатах;
• согласовании изменений в типовых формах документов и др.

Как видно, всякое действие на производстве может быть оформлено с помощью подходящего образца служебной записки. Необходимость в использовании такого документа в производственном процессе определяется локальной документацией организации и сложившейся в компании практикой документооборота.

Как правильно написать служебную записку: нормативная база

На законодательном уровне утвержденных требований к составлению образца служебной записки нет. Как мы уже успели обозначить, такой документ составляется в соответствии с внутренними правилами организации.

Теоретически делопроизводство может и не подразумевать документов такого вида. Тем не менее на практике такое встречается крайне редко. Оформление служебной записки — это еще и акт фиксации предпринятых действий со стороны самого составителя служебной записки, что в некоторых случаях может выступить доказательством надлежащего исполнения своих трудовых обязанностей со стороны такого лица (например, решение Автозаводского райсуда г.

Тольятти от 24.05.2018 по делу № 2-2-1852/2018 и т. п.).

При написании служебной записки за основу можно взять, например:

• ГОСТ 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;
• ГОСТ 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст и др.

Эти ГОСТы могут быть использованы и при разработке различных локальных регламентов и рекомендаций по оформлению документации в той или иной компании, хотя закон этого и не требует.

Образец — как правильно написать служебную записку, доступный для скачивания, читатель найдет ниже.

Как правильно составить и заполнить бланк служебной записки

Если в организации имеется утвержденный образец бланка служебной записки, рекомендуется использовать именно его.

Если такого бланка нет или необходимо разработать правила его составления, можно опираться на рекомендации ГОСТа (например, раздел 4 «Реквизиты документа» ГОСТ 7.0.97-2016) и общую сложившуюся практику делопроизводства.

Так, любой образец служебной записки обычно имеет следующую структуру:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

• Адресат (Ф. И. О., должность, наименование структурного подразделения, наименование организации).
• Дата составления.
• Место составления.
• Наименование документа.
• Сведения о работнике, составившем документ (Ф. И. О., должность, наименование структурного подразделения, наименование организации).
• Тема служебной записки (например, «о проведении проверки … (наименование контрагента) для целей заключения договора поставки» и т. п.).
• Текст служебной записки, содержащий распоряжение или иную информацию, адресованную соответствующему лицу. В состав служебной записки нередко включается также материальное и техническое обоснование того или иного действия, если требуется предоставление каких-либо материальных ценностей.
• Приложения (расчеты, акты, список необходимых материальных ценностей, документы контрагента для проверки, сметы, фотографии, свидетельские показания, иные служебные записки, новые редакции документов и др. — в соответствии с содержанием служебной записки и требуемыми действиями адресата);
• Подпись составителя.

В определенных локальной документацией случаях служебная записка может также предусматривать визу непосредственного руководителя составителя служебной записки или других подразделений (например, юридического отдела, бухгалтерии, службы финансового мониторинга и др.).

Итак, мы рассмотрели, как составить образец служебной записки, остановимся теперь подробнее на форме такого документа.

Как писать служебную записку о нарушении трудовой дисциплины

Одним из самых распространенных видов служебных записок (докладных, рапортов) является служебная записка о нарушении трудовой дисциплины. Общий порядок составления такой служебной записки аналогичен рассмотренному нами ранее, но есть в данном случае и свои нюансы.

Законодательно требования к содержанию такого рода документа не установлены, однако на его основании в дальнейшем составляется приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания (см. ст. «Приказ о наложении дисциплинарного взыскания»).

Обязательным требованием при этом является указание в приказе четких оснований для применения к работнику таких мер. Соответственно, и в служебной записке должно быть конкретно указано:

• каким работником было совершено дисциплинарное нарушение;
• какие именно должностные обязанности были нарушены;
• в какое время и дату указанное дисциплинарное нарушение было совершено.

Так, суд указал, что не только из самого приказа, но и из соответствующей докладной записки не усматривается, какие дисциплинарные поступки и когда именно совершил работник, поэтому применение к нему мер дисциплинарной ответственности не может быть осуществлено (см. решение Хостинского райсуда г. Сочи от 20.06.2011 по делу № 2-1114/2011).

В своей докладной руководитель совершившего дисциплинарное нарушение работника также может указать вид дисциплинарной ответственности, к которому он предлагает привлечь такого работника. Однако возможна и другая ситуация, когда руководитель, наоборот, ходатайствует о неприменении к провинившемуся работнику таких мер.

Образец — как писать служебную записку о нарушении трудовой дисциплины — размещен ниже: Служебная записка о нарушении трудовой дисциплины — образец.

Служебная записка о списании материальных ценностей

Такого вида служебная записка требуется в тех случаях, когда необходимо списать вышедшее из строя или устаревшее (в техническом или моральном плане) имущество, используемые в производственной деятельности, утерянные или поврежденные ценности, находящиеся на балансе организации, и т. д.

В этом документе следует указать:

• какие конкретно материальные ценности подлежат списанию;
• в каком количестве;
• по каким основаниям;
• в какие сроки;
• требуется ли замена таких материальных ценностей после списания другими, и если да, то какими именно.

Если имеются основания полагать, что порча или утрата материальных ценностей произошла по вине сотрудников, одновременно в данной служебной записке можно указать на необходимость проведения служебного расследования (см. ст. «Порядок проведения служебного расследования»).

Такая служебная записка обычно пишется на имя руководителя организации, который в дальнейшем может отписать ее для исполнения соответствующему подразделению в компании или оставить исполнение за собой.