Путевые листы

Путевой лист — это документ для служебного транспорта, который подтверждает право управления транспортным средством и помогает рассчитать затраты. С 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на каждое транспортное средство юр. лица или ИП, а не только на те, которые перевозят грузы, пассажиров и багаж.

Путевой лист подтверждает фактический расход горюче-смазочных материалов (ГСМ) на производственные цели для транспортного средства. Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по видам деятельности или в составе прочих расходов. Также путевой лист можно использовать как первичный документ для подтверждения факта оказания услуг и их объема, если прописать это в договоре.

Если транспортное средство используется водителем в личных целях, то надобности в оформлении путевого листа нет, так как это предусмотрено только для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт. Но если транспорт эксплуатируется по служебной необходимости, например, для отправки водителя в рейс для доставки продуктов, путевой лист обязателен.

Путевые листы могут быть разными в зависимости от вида транспортного средства и области их применения. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов легковых или грузовых автомобилей, специального транспорта, легкового такси, грузового такси, автобусов общественных и необщего пользования. Юридическое лицо или ИП могут самостоятельно разработать уникальный путевой лист, он не должен быть каким-то единым для всех, но в нем необходимо обозначить обязательные пункты, о которых поговорим ниже.

Правила заполнения путевого листа

Несмотря на то, что организация вправе самостоятельно разработать свой вариант путевого листа, он должен содержать:

• Наименование и номер путевого листа.
• Срок действия документа.
• Информация об организации, выдающей транспортное средство.
• Сведения о ТС (регистрационный номер, техническая исправность автомобиля и тд).
• Информация о водителе (ФИО).
• Информация о рейсе.

Путевой лист необходимо заверить подписью диспетчера, который его оформил, и подписью руководителя организации, от которой предоставляется автомобиль — печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма путевого листа готовится в едином экземпляре, без копий, и выдается на руки водителю. После рейса документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию.

Если путевой лист заполнить неправильно, например, не указать дату и время выезда или въезда транспортного средства с места или на место стоянки, это может стать сигналом для ревизоров, которые решат, что имеются нарушения. Например, отсутствие документов, подтверждающих организацию и проведение послерейсовых медицинских осмотров водителей, может стать основанием для вывода о том, что осмотры попросту не проводятся, поэтому в путевом листе отсутствуют соответствующие отметки. В подобных случаях штрафуют не за халатность при оформлении путевых листов, а за нарушения использования транспортных средств как источников повышенной опасности.

Это может привести к неблагоприятным последствиям для водителя транспортного средства.

Кто осуществляет контроль за его наличием?

Наличие путевого листа проверяют несколько органов:

• ГИБДД и Транснадзор — они контролируют ведение путевых листов для обеспечения безопасности дорожного движения.
• Налоговая инспекция — она запрашивает путевые листы с целью проверки правильности учета расходов на ГСМ, а также при выездных и камеральных проверках.
• Трудовая инспекция — не всегда, но проверяет путевые листы на соблюдение норм времени труда и отдыха сотрудников.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Если у водителя отсутствует путевой лист, он может “отделаться” предупреждением или получить штраф 500 рублей. Но также его отсутствие может повлечь более серьезную ответственность. Например, при нарушении правил проведения медицинского освидетельствования водителя штраф:

• Для организации и ИП: от 30 000 до 50 000 рублей.
• Для должностного лица: от 2 000 до 3 000 рублей.
• Для физического лица: от 1 000 до 1 500 рублей.

При отсутствии медицинского осмотра у водителя:

• Для организации и ИП: 30 000 рублей.
• Для должностного лица: 5 000 рублей.
• Для физического лица: 3 000 рублей.

При отсутствии предрейсового контроля технического состояния ТС:

• Для организации и ИП: 30 000 рублей.
• Для должностного лица: 5 000 рублей.
• Для физического лица: 3 000 рублей.

Если водитель не имеет водительских прав или был допущен к вождению в нетрезвом состоянии:

Форма путевого листа в 2022 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать бланк и образец путевого листа
• Заполнять и печатать документы онлайн — это очень удобно

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

• образец типовой учетной политики компании,
• полезные документы, которые нужны в торговле.

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2022 реквизиты.

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?

Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2022 году мы разобрали в этом разделе.

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.