Отчетные документы за проживание

Каждый работник, отправленный в командировку на несколько дней, имеет право претендовать на возмещение своих затрат на жилье (ст. 168 ТК РФ). Отчетные документы для командировочных официально подтверждают приезд и отъезд работника в место пребывания во время поездки.

Если работник остановился в гостинице, то он может предоставить в бухгалтерию для возмещения:

• счет;
• различные чеки;
• отдельные квитанции.

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно будут такими:

• арендный договор на срок пребывания;
• акт оказания услуг.

Если работник будет проживать в служебной квартире, то оплату за нее производит непосредственно работодатель в безналичной форме.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации, как и в коммерческом учреждении, осуществляется на основании предоставленных командировочным сотрудником бланков строгой отчетности. Всю документацию впоследствии будет проверять налоговая, а значит, все расходные регистры должны быть официальными, с живыми подписями и печатями и корректно заполненными. Сотруднику бюджетного учреждения также важно помнить про лимит суммы, свыше которой он не может заплатить в сутки за жилье.

Такой лимит устанавливается непосредственно руководством бюджетной организации и закрепляется в коллективном договоре и положении о командировках.

Какие документы должны дать в гостинице и когда

Оплата гостиницы в командировке может производиться работником за счет своих средств, которые ему потом возместят на рабочем месте, либо за счет предварительно выделенных денег на командировочные расходы (ПП РФ № 749 от 13.10.2008). Согласно ПП РФ № 1085 от 09.10.2015, все гостиничные услуги в обязательном порядке подтверждаются чеком или иным бланком строгой отчетности, следовательно, отель обязан предоставить счет или иной регистр, демонстрирующий факт проживания работника в командировке.

Таким образом, при выписке, то есть по завершении пребывания в отеле, сотрудник должен получить отчетную документацию, отражающую факт его проживания в установленный период времени. Если принимающая сторона осуществляет контрольно-кассовый расчет, то она предоставляет счет за гостиничные услуги. При этом в чек могут быть включены и дополнительные услуги (пп.

12, п. 1 ст. 264 НК РФ).

Не оплачиваются различные сервисы в номер, услуги баров, ресторанов и оздоровительных комплексов, мини-бар, если только иные условия не предусмотрены по предварительной договоренности с работодателем.

Если отель не использует ККТ, он может предложить командировочному самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (ваучеры, квитанции, гостиничные чеки), подтверждающие фактические расходы работника (Письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015).

Когда надо отчитаться работодателю

Оплата проживания в гостинице в командировке регулируется не только действующим законодательством, но и внутренними нормативами. Руководитель должен закрепить порядок направления в командировку, сдачи отчетности и возмещения расходов за поездку в коллективном договоре, положении о командировках и иными правовыми актами.

Служащий формирует и предоставляет работодателю авансовый отчет в течение трех дней по возвращении из командировки. В составе авансового отчета должен быть и счет (чек) от отеля. Бухгалтер примет бланк только в том случае, если он будет корректно заполнен. По общему правилу, в такие отчетные бланки должны быть включены следующие сведения:

• наименование регистра;
• серия документа;
• шестизначный номер;
• название гостиничной организации;
• регистрационные реквизиты — ИНН, КПП и проч.;
• адрес;
• печать.

Отчетный бланк должен быть изготовлен в типографии или распечатан через специализированные сервисы или автоматизированные системы с учетом всех законодательных требований (ПП РФ № 359 от 06.05.2008).

Не допускается предоставление отчета, распечатанного из обычного документа без специальной верификации автоматизированных систем.

Список документов

Во время командировки очень важна отчётность, а все траты сотрудника должны быть зафиксированы и письменно подтверждены. Чтобы возместить расходы, придётся составить подробный авансовый отчёт и сдать его работодателю в течение трёх дней после приезда. Проживание в гостинице обязательно туда включается.

Список документов, которые важно предоставить в качестве доказательства, формирует работодатель. Обычно это чек, квитанция или счёт, которые получает сотрудник после оплаты проживания.

В качестве исключения пребывание в гостинице может быть подтверждено служебной запиской или другим документом, в котором принимающая сторона признаёт факт прибытия сотрудника в командировку и отправления обратно (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, п. 7). Принимающей стороной выступает организация или должностное лицо.

Обычно этот пункт используется, если сотрудник по какой-то причине не смог получить документы в гостинице или остановился в неформальном месте проживания (например, на съёмной квартире).

Особенности оформления

Расходы должны быть зафиксированы и подтверждены правильно. Это важно в первую очередь для работодателя, потому что все служебные траты учитываются при расчёте налога на прибыль. Так что корректность авансового отчёта может в будущем проверяться налоговой службой.

Чек, доказывающий оплату гостиничных услуг, — это документ первичного бухгалтерского учёта, поэтому он попадает под требования Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

В документе должны быть:

• название документа, шестизначный номер и серия;
• название и организационно-правовая форма организации — в нашем случае гостиницы;
• адрес гостиницы;
• идентификационный номер гостиницы как налогоплательщика — ИНН;
• вид услуги — оказание гостиничных услуг;
• полная стоимость проживания в гостинице за всё время с указанием размера оплаты наличными и безналичными;
• дата расчёта;
• ФИО и должность сотрудника гостиницы, который оформил проживание гостя и принял оплату, плюс его личная подпись;
• печать гостиницы как юридического лица.

Похожие статьи

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

Аренда жилья для работника за границей

Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Учёт и оплата дополнительных услуг, предлагаемых отелем помимо проживания

Какие услуги отеля можно компенсировать в командировке и как правильно всё оформить

Общие понятия

Командировочные поездки от организаций – это важная часть многих видов трудовой деятельности. Они могут организовываться с разными целями:

1. Оформление договоров.
2. Приобретение продукции и оборудования.
3. Обучение и повышение квалификации.

Любая деловая поездка от предприятия или от компании сопровождается оформлением специальных отчетных документов.

В процессе отправки сотрудника в стандартную командировку, ему выплачивается определенная сумма. Размер выплаты зависит от получаемого в организации среднего заработка. Одновременно с этим производится компенсация всех понесенных в период поездки трат.

Чтобы сумма была компенсирована полностью, сотрудник должен предоставить подтверждающие документы.

Вопрос о компенсации понесенных расходов регулируется требованиями современного трудового кодекса. Здесь прописаны все гарантии, которые предоставляются сотруднику:

1. Сохранение места работы.
2. Полное сохранение занимаемой должности и получаемой з/п.
3. Непосредственно сама компенсация проведенных документально трат.

Если сотруднику не предоставляется хотя бы одна из перечисленных гарантий, можно смело судить о нарушении правил установленного ТК. С данным замечанием нужно обратиться к начальству. При отсутствии положительного результата следует действовать через серьезные государственные структуры, суд, в том числе.

Аренда у физического лица

Если квартиру в аренду предоставляет частное лицо, он не сможет оформить кассовый чек. При возникновении подобной ситуации нужно проследить за тем, чтобы в соглашении краткосрочного найма присутствовала отдельная строка, в которой прописывается сумма за проживание и время аренды.

Оформлен должен быть именно договор НАЙМА, а не АРЕНДЫ.

В подобной ситуации – это максимально правильное с юридической точки зрения решение. Благодаря наличию на руках договора найма в процессе сдачи отчетности к работнику не возникнет никаких вопросов. Более того, у самой организации не появится проблем, когда она будет подбивать итоги и отчитываться в налоговой.

По причине важности договора найма стоит рассмотреть более подробно особенности данного документа. Соглашение по найму – это официальный договор, который заключается между собственником помещения и человеком, которые снимает квартиру. Здесь прописываются не только данные по жилью — мебель, техника и посуда. Обозначается срок аренды и стоимость.

В процессе передачи наличных средств в качестве оплаты за проживание, с получателя нужно запросить расписку о получении денежных средств. Если осуществляется перевод с карты на карту, в мобильном приложении автоматически сохраняется квитанция по оплате. Она будет служить официальным основанием и подтверждением того, что в деловой поездке сотрудник понес определенные траты на посуточную аренду квартиры.

Аренда через компанию

Несмотря на простоту схемы аренды жилья у частного лица, с оформлением и получением отчетных документов нередко возникают проблемы. Масса владельцев жилья ведут подобный бизнес без оформления, деятельность в налоговой организации не регистрируется. Соответственно нужных документов здесь просто невозможно взять.

Придется потратить время и нервы на их получение, а данных ресурсов в командировке просто нет.

Чтобы избежать подобных неприятностей, квартиру для посуточной аренды стоит искать через специальную компанию. В этом случае можно быть уверенным в том, что в процессе проживания и после выезда будут получены необходимые документы. Оформлены они будут максимально грамотно и позволят получить положенную денежную компенсацию по понесенным в командировке тратам.

Наряду с оформлением необходимых документов, сотрудничество с компанией обеспечивает следующие преимущества:

1. Возможность выбора подходящего района.
2. Аренда квартиры, которая расположена рядом с офисом филиала или головного офиса.
3. Если в командировку поехала группа, можно подобрать несколько квартир, расположенных рядом друг с другом.

Проживание у родственников

Если сотрудник едет в город, где у него живут родственники, и он пожелает остановиться у них, в качестве подтверждающего документа могут быть использованы такие бумаги, как служебная записка или специальное удостоверение. Здесь должны присутствовать такие данные, как срок пребывания и подтверждение принимающей стороны.

Форма подтверждения в подобном случае не регламентирована!

Преимущества аренды квартиры

Вопрос, связанный с оформлением отчетных документов, при посуточной аренде квартиры, считается важным и все более популярным. Главной положительной характеристикой является не только возможность получения необходимых документов, но много иных важных факторов.

В настоящее время выбор квартиры осуществляют не только сотрудники, но начальство. Причина в элементарной дешевизне аренды. Сниженная стоимость основана на отсутствии необходимости оплачивать услуги третьих лиц.

Гостиничные номера могут отнимать существенную часть бюджета компании. Что особенно ярко проявляется при необходимости отправлять сотрудников в длительные командировки. Говоря об экономии нельзя не отметить, что это прямая возможность сэкономить на питании. Не придется посещать рестораны. Можно готовить пищу самостоятельно.

Кроме того, вариант с посуточной арендой жилья обеспечивает большую комфортабельность. Человек, который находится в командировке, может выбрать максимально удобное для него жилье. Если обратиться в специализированные компании, можно получить квартиру с такими преимуществами, как:

• Свежий ремонт;
• Новая современная мебель;
• Установленные стеклопакеты;
• Оснащение бытовой техникой;
• Наличие большого ЖК телевизора.

В каждой такой арендованной квартире присутствует кухня, оснащенная необходимой техникой и иными приспособлениями. Для людей, которые желают в командировке чувствовать себя, как дома, посуточная или долговременная квартира является идеальным вариантом.

Что говорит закон

Работодатель, организация или ИП, должен возместить сотруднику расходы на наём жилого помещения в командировках по России и за рубежом. Это указано в ст. 168 ТК РФ и п. 11, 14, 21 Положения о командировках №749.

Перед поездкой работнику выдают аванс на оплату командировочных расходов. Сумму командировочных, включая траты на проживание, считают по нормативам, которые установлены коллективным договором, локальным нормативным актом либо законодательством на федеральном или местном уровне.

Например, коммерческим организациям можно отталкиваться от суммы, которая не подлежит обложению НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ: 700 рублей в день на проживание в командировке по России и 2500 рублей в день за рубежом.

Однако это не нормативы расходов, а только та часть, которая не облагается налогом. На практике компании имеют право тратить на проживание и большие суммы.

Нормы расходов для государственных служащих, работников бюджетных учреждений и внебюджетных фондов прописаны в постановлениях правительства РФ, нормативных актах регионов, органов местного самоуправления. Например, для федеральных гражданских служащих есть ограничения по размеру помещения: руководителям возмещается стоимость двухкомнатного номера, другим служащим — стоимость однокомнатного номера.

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник обязан отчитаться о расходах. Если он потратил меньше денег, то возвращает неиспользованный аванс. Если фактические командировочные расходы превышают выданный аванс, сотруднику возмещают разницу, при условии, что траты были обоснованы.

Расходы, не подтверждённые документами, работодатель удерживает из зарплаты командированного.

При необходимости работник может снять гостиницу и в однодневной командировке, если, к примеру, ему негде провести время до вылета. Положение о командировках № 749 этого не запрещает. Эти затраты компенсируются при условии согласования их с работодателем, в соответствии со ст. 168 ТК РФ.

Когда расходы на жильё не компенсируют

Работодатель не обязан возмещать сотруднику траты на проживание во время служебной командировки, если:

• Работнику предоставили жильё бесплатно, например, поселили в служебной квартире принимающей стороны или работодателя.
• Сотрудник заболел в командировке и попал в стационар — расходы на жильё за время пребывания в больнице не компенсируются. Перед госпитализацией командированный должен выселиться из отеля или квартиры.
• Работник не смог предоставить документы, подтверждающие проживание, и в коллективном договоре или внутреннем документе работодателя не указан порядок и размеры компенсации неподтверждённых расходов в командировке. Такое бывает на микропредприятиях. Компенсировать эти расходы работодатель может только по доброй воле.

Кроме того, работодатель не обязан возмещать дополнительные расходы сотрудника на услуги в отеле: чеки из бара, ресторана, спа-салона. Это прописано в п. 12 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Что касается завтрака в гостинице, то на питание работнику выделяют суточные, поэтому сдавать в бухгалтерию чеки за завтраки не нужно — их не оплатят.

Какими документами подтвердить проживание в гостинице

Налоговый кодекс РФ не содержит окончательного перечня документов, которыми можно подтвердить расходы на жильё в командировке. Это верно и в отношении проживания в гостинице. Чтобы затраты признали экономически обоснованными, документы должны позволять идентифицировать их как командировочные расходы.

Должно быть понятно, кто и когда жил в гостинице, какая сумма заплачена за жильё и дополнительные услуги.

Перечислим документы, которые подтверждают проживание в отеле.

Договор. Отели оказывают услуги на основании письменного договора. Согласно п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг, в нём должны быть следующие сведения:

• юридические реквизиты владельца гостиницы,
• ФИО гостя и его паспортные данные,
• вид, категория, адрес гостиницы, номер,
• цена и количество номеров,
• период проживания в гостинице,
• дата и время заезда и отъезда.

Но чаще всего гостиницу бронируют в интернете, и в этом случае письменный договор не составляется. Обычно на сайте отеля или сервиса бронирования жилья есть публичная оферта, которая содержит условия бронирования. Оплата номера и согласие с условиями оферты равносильны заключению письменного договора по п.

15 Правил. В этом случае отчётными документами будут ваучер на проживание (подтверждение оплаченного бронирования) и чек об оплате. В ваучере указывается адрес и название гостиницы, данные гостя, даты проживания и сумма оплаты.

Чек. После оплаты услуг объект размещения обязан выдать гостю кассовый чек или, если владелец ИП, бланк строгой отчётности. При оплате проживания на сайте отеля или через сервис бронирования пользователь получает чек в электронном виде на свою электронную почту. Его нужно распечатать и приложить к авансовому отчёту.

Акт выполненных работ или оказания услуг. Если работодатель заключает договор на бронирование жилья через турфирму или другого посредника, подтвердить затраты на проживание допускается актом выполненных работ или оказания услуг, отчётом о выполненной работе — смотрите письма Минфина от 26.09.2019 №03-03-06/1/74132, от 20.09.2019 №03-03-06/1/72532.

Акт выполненных работ можно принять к учёту, если в нём будет указана сумма и конкретная услуга, например, «Возмещение расходов за проживание ФИО за период . в гостинице Название».

Что делать при отсутствии подтверждающих документов

Бухгалтер при анализе авансового отчёта должен проверить фактическое нахождение работника в командировке. Это необходимо для расчёта суточных и оплаты труда за это время. Фактический срок пребывания в командировке определяют по проездным документам, например, билетам и чекам.

Но при их потере или отсутствии пункт 7 Положения о командировках №749 разрешает использовать подтверждение проживания — смотрите таблицу.

Варианты найма

Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника. Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу.

Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер. Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.

Другое дело, что свободные номера есть не всегда, а цены оставляют желать лучшего.

Особенно это касается длительного пребывания.

В качестве альтернативы отелю можно рассмотреть койко-место в хостеле.

Но это подойдёт разве что молодому человеку и то на одну-две ночи.

Другой вариант – аренда квартиры. Сдача жилья посуточно давно является отдельной нишей бизнеса в сфере недвижимости, распространена во всех крупных городах.

Цена такого найма в среднем в два раза ниже, чем стоимость номера в отеле с аналогичным количеством комнат. Да и жилец всегда может сэкономить на питании, воспользовавшись кухней, что в гостинице невозможно.

Документы об оплате

Как подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке? Какой бы вариант не выбрал сотрудник, он должен помнить об обязательном оформлении документов. В случае с гостиницей, хостелом или общежитием это не является проблемой. Для бухгалтерии предприятия хватит и кассового чека, подтверждающего оплату.

Представители гостиницы могут выдать счёт-справку на собственном бланке организации, где будут подробно расписаны все расходы жильца. Отели и подобные учреждения нередко работают с представителями юридических лиц, поэтому сложностей возникнуть не должно.

Немного сложнее обстоит дело с арендой жилплощади участников. Если командированный сотрудник решил обратиться за поиском подходящего варианта в агентство по недвижимости, то ему следует сохранить документы об оплате как проживания, так и посреднических услуг риэлторов. Это могут быть соответствующие договоры и подписанные сторонами акты оказания услуг.

Бухгалтер организации просто не поймёт, откуда взялись суммы, потраченные на проживание, если нет соответствующих документов.

Вряд ли работник сможет истребовать всю сумму, истраченную на жильё при командировке в такой ситуации.

Оформление фиктивных счетов за проживание в гостинице или завышение размеров фактической стоимости аренды в заключенном соглашении будет являться составом преступления по статье 159 УК РФ (Мошенничество).

Отсутствие подтверждения

Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья? Бывают случаи, когда представить бумаги, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.

В этом случае возникает спорная ситуация, которая редко решается в пользу физического лица. Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время рабочей поездки. И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.

Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом. Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.

При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.

Но судьи предпочитают исследовать доказательства, а не руководствоваться умозрительными заключениями. Нет официальных подтверждений – нет расходов.

Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.