- Как заполнять вкладыш трудовой книжки
- Общие правила внесения записей в документ
- Оформление титульного листа
- Нумерация страниц
- Заполнение разделов 2 и 3 вкладыша трудовой
- Постановка штампа и регистрация вкладыша в учетном журнале
- Вшивание вкладыша
- Основные ошибки при заполнении и способы исправления
- Оформляем правильно
- Если запись о работе попала не в тот раздел
- Если у работника изменилась фамилия
Вам также будет интересно:
Иногда случается так, что в главном документе работника заканчиваются пустые страницы для внесения отметок о занятости. Чтобы исключить прерывание записей, на работодателя возложена обязанность по оформлению специального вкладыша. Он признан бланком строгой отчетности, имеет уникальные серию и номер.
Действителен только при наличии трудовой книжки.
Документ имеет размер 8,8 см на 12,5 см и включает 17 разворотов, в состав которых входят:
- картонная обложка с названием;
- страница с основной информацией о работнике;
- разделы для отражения сведений о местах работы;
- страницы для фиксации награждений сотрудника.
Важно! Только объединение Госзнак при Министерстве финансов РФ наделено правом изготавливать вкладыши для трудовых книжек.
Работодатель обязан приобретать бланки у изготовителя или через официальных представителей, запрещено использовать документ, принесенный работником.
Количество дополнительных вложений, которые можно оформлять работнику, не ограничивается.
К процедуре ведения применимы общие правила работы с трудовыми книжками на территории РФ, но с некоторыми нюансами.
Как заполнять вкладыш трудовой книжки
Особенности оформления нужно обязательно знать сотрудникам службы персонала. Информация будет полезна всем, работающим по найму, чтобы проверить правильность заполнения формуляра и вовремя обратиться за исправлениями.
Вам также будет интересно:
Общие правила внесения записей в документ
Базовые принципы оформления трудовых книжек при приеме на работу и вкладышей к ним включают:
при указании даты день и месяц пишут в двузначном формате, год – в четырехзначном. Например, 18.03.2021.
Все сведения, вносимые во вкладыш, подлежат проверке на действительность. С помощью анкеты специалист кадровой службы обязан выявить: смену фамилии, изменение в уровне образования, получение новой специальности. При предоставлении подтверждающих бумаг работодатель обязан указать актуальные сведения.
Затем менеджер по персоналу:
- изготавливает копии необходимых документов;
- подшивает их в досье сотрудника;
- заполняет первый лист вкладыша.
Оформление титульного листа
Образец титульного листа предполагает наличие герба РФ, номера документа, официального наименования. Отдельной строкой идет указание на недействительность вкладыша без трудовой книжки.
Таблица №1. Сведения главной страницы титульного листа вкладыша трудовой книжки.
| № | Наименование | Как заполняется |
|---|---|---|
| 1 | Фамилия, имя и отчество | Указываются строго в соответствии с паспортом |
| 2 | Дата рождения | В формате число/месяц/год |
| 3 | Информация о полученном образовании | За основу берутся подтверждающие документы |
| 4 | Профессия, специальность | |
| 5 | Дата заполнения | Ставится текущая дата |
Внимание! Подпись работника, оформившего вкладыш, и подпись владельца трудовой книжки обязательны. При использовании в организации печати – она также обязательна.
Если имел место факт смены фамилии, то на внутренней стороне обложки самой трудовой обязательно прописывается данная информация со ссылкой на свидетельство о браке/разводе/об изменении фамилии.
Нумерация страниц
Нумерация новых отметок во вкладыше является продолжением нумерации записей по разделам основного документа.
Например:
Если запись об увольнении, сделанная последней, имела порядковый номер 14, то первая запись в дополнительном бланке при приеме на работу будет вноситься под номером 15. Недопустимо начинать нумерацию снова.
Начинать заполнение бланка можно как с последних строчек трудовой книжки, так и сразу в приложении.
Внимание! Если пустых строк в трудовой совсем мало или нет, то лучше сразу заполнять соответствующий раздел вкладыша.
Допустим перенос записи при невозможности уместить ее в полном объеме в основном документе. Сквозная нумерация – это гарантия сохранения целостности вносимых сведений.
Заполнение разделов 2 и 3 вкладыша трудовой
Содержащиеся во вкладыше страницы содержат те же разделы, что и основной документ: дата, сведения о работе и вознаграждениях работника.
- Сведения вносятся в строках, расположенных на одном уровне относительно друг друга, на одной линии с полем, отражающем юридическое действие со стороны работодателя (например, увольнение).
- Номер записи в графе 1 должен на единицу превышать предыдущий номер.
- Запрещаются сокращения слов при заполнении документа.
Постановка штампа и регистрация вкладыша в учетном журнале
Особый статус бланков предполагает отражение их приобретения и использования в приходно-расходной книге, которую ведет бухгалтерия организации. Также факт выдачи формуляра фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек, который ведет отдел кадров.
После выдачи вкладыша нужно поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». В штампе прописывается его серия и номер. Строгого предписания, куда ставить такой штамп, законодательство не содержит. Как правило, его ставят на титульном листе основного документа в верхнем углу справа или на обложке с внутренней стороны.
При выдаче второго и последующих вкладышей ставится отметка о недействительности предыдущего штампа.
Если соответствующего штампа у работника отдела по работе с персоналом нет, то:
- Можно приобрести его как можно быстрее.
- Допустимо поставить чернильный штамп. Представляет собой прямоугольник, в котором есть словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер», а также линии для вписывания реквизитов.
- Вписать информацию вручную, использовав ручку с синей или черной пастой, указав дату и поставив подпись.
Далее верно оформленный документ нужно вшить в трудовую книжку.
Вшивание вкладыша
Место для прикрепления вкладыша на законодательном уровне не установлено. Как правило, его подшивают в конце, как логическое продолжение записей.
- Изготовление шилом 3-4 отверстий на равном расстоянии по линии сгиба вкладыша.
- Прокалывание нижней обложки трудовой книжки таким образом, чтобы отверстия совпали.
- Поочередное скрепление всех отверстий прочной нитью.
- Завязывание вышедших в одном месте концов на узел.
Перед пришиванием проверьте вкладыш на предмет ошибок. Это позволит избежать трудностей с извлечением испорченного бланка, его уничтожением с составлением акта.
Основные ошибки при заполнении и способы исправления
В процессе оформления вкладыша менеджерами по персоналу часто совершаются ошибки. Некоторые из них можно исправить, но при неверном заполнении титульного листа бланк придется утилизировать и завести новый.
Часто ошибки возникают из-за внесения данных о личности работника с его слов, а не с документов. Виды недочетов:
Исправлять подобные записи разрешено сотруднику отдела кадров, их допустившему, а также отделу кадров новой организации при поступлении к ним работника с неверно заполненным вложением. Ошибки в орфографии можно устранить аккуратным зачеркиванием. Если ошибок много, то бланк заменяют на новый.
При недочетах в процессе вшивания приложение открепляют от трудовой, не повреждая ее. При порче основного документа заводится дубликат.
Игнорирование неточностей в данных запрещено, так как это чревато проблемами с трудоустройством и сложностями в подсчете общего стажа при оформлении пенсии.
При заведении формуляра ошибочно, его изымают и аннулируют запись о выдаче. Данный факт заверяется подписью ответственного лица и печатью.
Таким образом, если трудовая книжка исчерпала свой ресурс, то наниматель должен завести вкладыш. Оформляют бланк с соблюдением общих правил кадрового делопроизводства, но с учетом особенностей. Если нормы трудового законодательства нарушаются, работодателю грозит ответственность в виде крупного штрафа.
Оформляем правильно
Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – Правила).
Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.
В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.
В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований вышеуказанных Правил.
Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (см. Пример 1).
Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.
Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.
Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорноконтрольных органов, однако чисто технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.
Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в трудовой книжке.
Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.
Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений.
Если запись о работе попала не в тот раздел
При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п.
30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной.
Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).
В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:
Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером такимто недействительна» (п.
1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).
Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).
Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе» заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел трудовой книжки.
Если у работника изменилась фамилия
Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.
Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).