Официальное письмо образец

Компании чаще всего составляют деловую корреспонденцию для взаимодействия с партнерами и решения важных коммерческих, организационных вопросов. Физические лица пользуются таким видом переписки для официального обращения к должностным лицам — главам администраций и различных ведомств, депутатам, руководителям предприятий и т. д.

Официальное послание от обычного отличает несколько факторов:

• официально-деловой стиль;
• нейтральный тон;
• отсутствие эмоциональной окраски;
• наличие отправителя и получателя, их реквизитов;
• лаконичность;
• точная подача фактов;
• стандартное оформление, часто на специальных бланках.

В зависимости от предназначения, есть много видов официальных посланий: просьба или запрос важной информации или документов; предложение о сотрудничестве; уведомление (об изменении условий работы, цен, реквизитов); рекламация, жалоба на качество товара или услуги; приглашение на мероприятие и др.

Отдельной частью официальной корреспонденции является ответ на все эти послания. В нее обычно включают согласие или отказ на запрос, предоставление информации, приглашение и т. д.

Структура и обязательные элементы делового письма

В законодательстве РФ нет типовой формы для деловой корреспонденции. Составляют ее в свободном виде. Но обязательно по правилам, принятым в делопроизводстве. Рекомендуется учитывать нормы, предусмотренные в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Среди элементов, которые включают в структуру официального письма по ГОСТу:

• сведения об отправителе. Если юридическое лицо — наименование компании, ее адрес и реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО), адрес электронной почты, номера телефонов. Если физическое лицо — Ф.И.О., должность, контактные данные;
• сведения о получателе. Наименование компании-получателя, Ф.И.О. должностного лица;
• дата и регистрационный номер документа;
• место составления корреспонденции;
• заголовок документа, например коммерческое предложение, поздравление, уведомление;
• вступление в виде обращения к должностному лицу, например, «Уважаемый Петр Петрович!»;
• основной текст, содержащий суть вопроса (предложение, запрос, уведомление и т. д.);
• подпись отправителя и ее расшифровка;
• оттиск печати (если принято в организации).

К официальному посланию отправитель вправе приложить необходимые документы — прайс-листы, копии договоров и актов, фотографии, платежные поручения и др. Отметку о приложении ставят в конце текста отдельной строкой и перечисляют прикрепленные документы.

Правила оформления

Оформляют деловую корреспонденцию по стандартным правилам на листе А4 или на официальном бланке предприятия-отправителя. Обычно текст набирают на компьютере, но допускается писать и собственноручно. Готовый документ перед отправкой регистрируют в специальном журнале учета.

Есть важные требования, как правильно написать официальное письмо:

• пишите кратко и по делу, без лишних слов;
• соблюдайте правила русского языка, ошибки в правописании здесь недопустимы;
• не используйте сленг и сложные формулировки с неуместными терминами, знакомыми только узким специалистам;
• не допускайте неточности в именах, фамилиях, названиях;
• пишите корректно, соблюдайте этические принципы, недопустим требовательный тон.

Каждую новую тему предпочтительнее оформить в виде отдельного абзаца. Если в тексте есть факты и цифры, то для наглядности оформляйте их списками, таблицами, диаграммами. В послании недопустимо писать непроверенную и тем более ложную информацию.

Обязательно соблюдайте принцип неразглашения личных данных или коммерческой тайны. Если в послании есть необходимость указать подобную информацию, то предварительно запросите письменное согласие на обработку персональных сведений (ст. 88 ТК РФ и ст. 9 ФЗ № 152 от 27.07.2006).

Образцы деловых писем

Вот как выглядит пример делового письма с просьбой предоставить документы:

А это пример, как составить официальное письмо с жалобой в государственное ведомство:

Еще один образец, как правильно оформить письмо в организацию с приглашением на мероприятие:

123456, Санкт-Петербург, улица Справедливости, дом 1

тел/факс (812) 777777, ОГРН / ОКПО 123456789876 / 12345678

ИНН / КПП 1676767677 / 222222222

Директору ресторана «Веселый дельфин»

Исх. № 777 от 05.09.2022

Приглашение на выставку

Уважаемый Иван Федорович!

Приглашаем Вас и Ваших сотрудников посетить наш стенд на Региональной выставке «Технологии ресторанного бизнеса», которая запланирована на 26-30 октября 2022 года в Выставочном центре «Народное хозяйство» по адресу: город Москва, ул. Центральная, д. 75.

Мы будем рады представить Вам образцы нашей новой продукции, предоставить любые информационные материалы.

Надеемся увидеть Вас в числе наших гостей на видеопрезентации технологий от нашей компании.

Директор ООО «Технопром» Иванов Иванов И.И.

Как отправить письмо

Отправить корреспонденцию есть возможность несколькими доступными способами:

• Почтой России;
• через электронные средства коммуникации (email, мессенджеры);
• по факсу.

Первый традиционный способ — самый надежный. Но важно правильно использовать услугу — заказным письмом с уведомлением о вручении. Это гарантирует, что адресат получит бумагу прямо в руки, а отправителю придет уведомление о вручении.

Особенно незаменим такой метод, когда требуется отправить важные документы, конфиденциальную информацию. Но требуются дополнительные затраты и ожидание.

Самый быстрый и доступный метод — электронная почта. Он позволяет переслать партнеру неограниченный объем информации в любое время дня и ночи. Единственный недостаток — вероятность потери информации в бесчисленных количествах гигабайтов.

Например, она попадет в папку «Спам» или адресат не заметит важность обращения и удалит вместе с ненужными данными. В такой ситуации предпочтительнее позвонить перед отправкой и после нее и удостовериться в получении.

Факс сейчас используют не так часто. Но пока он остается актуальным для многих предприятий, когда необходимо переслать заявления, предложения, уведомления и иные виды документов партнерам, сотрудникам другого отдела, филиала и т. д.

Примеры

Негосударственный фонд помощи ветеранам

г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2

«24» января 2021

Исх. №2

Директору ООО «Помещение»

г. Москва, ул. Коммерческая, 1а

Уважаемый Петр Петрович!

Негосударственный фонд помощи ветеранам выражает признательность за оказанную Вами помощь и приглашает принять участие в благотворительном вечере, который состоится 15.02.2021 по адресу: г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2. Подробная программа мероприятия прилагается.

директор фонда _______________________ Иванов И.И.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Еще один пример:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно обращаться к лицу женского пола в официальных документах. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто и на чье имя пишет

Документ от физического лица оформляется от его имени либо от имени его представителя, внизу ставится подпись отправителя или его поверенного.

Если отправителем и/или получателем выступает юридическое лицо, то корреспонденция оформляется от имени (на имя) руководителя организации. В некоторых случаях внизу документа указывается ответственный исполнитель, в основном используется при ответах от государственных/муниципальных органов.

Установлены ли сроки для ответа

Срок ответа и его необходимость зависят от характера делового документа, который поступил, например:

• если бумага носит информационный характер, то допустимо оставить ее без ответа;
• если речь идет о приглашении, то ответ на него следует направить, срок зависит от даты мероприятия;
• если поступила претензия, то ответ следует подготовить в обозначенные в ней сроки.

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

• Письмо-предложение о сотрудничестве

Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.

Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.

«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.

Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка).

Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя.

На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению.

Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы.

• Письмо-приглашение

17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг — региональный советник по международным программам страхования AIG.

Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.

Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.

Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

• Письмо-просьба об организации встречи

Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Во время нашего разговора Вы упоминали о своем знакомстве с Еленой Петровной Фирсовой, финансовым директором фирмы «Интеркурс», и предлагали свою помощь в организации встречи с ней.

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время.

• Письмо-просьба о контакте

Ссылаясь на нашу договоренность, пишу Вам, чтобы напомнить о номере телефона Елены Фирсовой, финансового директора компании «Интеркурс».

• Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.

Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги.

2. Уточнение у адресата нашего понимания просьбы / претензии / вопроса. Это особенно необходимо, если письмо адресата хаотично, из него трудно понять суть проблемы.

Сообщаю, как это можно сделать.
Согласно п. 2.4.

Договора, если Вы не планируете в дальнейшем пользоваться нашим сервисом, мы можем вернуть Вам денежные средства. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма в приложении). После его получения мы запустим процедуру возврата.

В целом она продлится не более трех дней.
Если что-то из моего ответа требует дополнительного пояснения, пожалуйста, напишите или позвоните – я обязательно Вам отвечу.

Андрей, мне так же, как и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами. Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время, чтобы разобраться с ситуацией, напишите мне, что произошло такого, что Вы требуете возврата денег.

Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашими услугами максимально комфортным и результативным для Вас.

5. Используя постскриптум, выразите свое отношение к использованию адресатом некорректного стиля написания.

Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке:
• Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
• Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

• Письмо-отказ

Subject: Просьба о снижении стоимости на размещение рекламы.
Data: 20.12.2015
From: Петренко Роман
To: Андрей Иванов

Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

В связи со сложной ситуацией на сегодняшнем рынке, обусловившей сокращение затрат на рекламные кампании, мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам 15%-ую скидку на размещение наружной рекламы.

Что такое деловое письмо — его функции и назначение

Согласно действующим государственным стандартам ведения организационно-распорядительной документации, под деловым письмом понимают документ небольшого объема (как правило не больше двух страниц).

Его назначение — обсуждение конкретного вопроса, решение проблем или оперативный обмен информацией между контрагентами (предпринимателями, организациями, госучреждениями, структурными подразделениями одного предприятия и даже должностными лицами).

Функции деловых писем таковы:

• информативная – передать ценные сведения (реквизиты, конфиденциальные данные, адреса и прочее);
• коммуникативная – наладить контакт между деловыми партнерами;
• маркетинговая – провести исследование (изучить нишу, конкурентов, перспективы расширения целевой аудитории);
• побудительная – документально оформить просьбу, требование, претензию, жалобу, отказ и другие типы взаимодействия;
• рекламная – использовать рассылки для поиска потенциальных и реальных клиентов.

Для выполнения всех функций каждое письмо имеет основную часть, в которой и раскрывается суть вопроса.

Для доставления адресату документ содержит реквизиты, а для корректной формулировки используются стандартные фразы, иначе именуемые служебной частью.

Как бывают — виды

Деловое письмо как тип документации принято разделять на несколько категорий в зависимости от функциональной значимости, целей создания, характеристик адресанта и адресата.

В общем виде деловые письма делятся на 4 основные группы:

1. Письмо-запрос. Оно направляется с целью выяснить интересующие адресанта факты, получить сведения, в том числе и ограниченного доступа – например, чтобы произвести оплату, узнать реквизиты контрагента для заключения договоров, проверить наличие интересующего товара и услуги.
2. Коммерческое предложение – наиболее экономически значимая разновидность писем. Чаще всего адресант является предпринимателем или представителем какой-либо организации и предлагает товары/услуги контрагенту. Письма могут отсылать для маркетинговых исследований (определения ниши, расширения клиентской базы, корректировки целевой аудитории), так и для общения с потенциальными контрагентами (с описанием своей продукции в том числе и в наглядном формате – с помощью графиков, таблиц, схем, диаграмм). Иногда письмо является офертой и должно соответствовать всем требованием этого явления.
3. Гарантийное — встречается немного реже. Его отправлением адресант гарантирует выполнить какие-либо обязательства. Чаще всего гарантийные письма пишутся инициаторами сделок в том случае, если у них по каким-либо причинам не получатся сразу же оказать услугу клиенту или поставить товар покупателю. В этом случае документ должео иметь дополнительные реквизиты, в идеале – подпись или печать поручителя.
4. Информационные – составляют самую большую группу. Их разделяют на подклассы: извещения (уведомления) и напоминание. Первый подтип чаще используется для массовой рассылки контрагентам.

К мелким группам деловой корреспонденции относятся сопроводительное письмо, письмо-приглашение, письмо-отказ, письмо-требование, письмо-жалоба, письмо-просьба.

В отдельную категорию выделяются нерабочие письма, предназначенные для официального поздравления, благодарности, выражения соболезнования — образцы благодарственных писем.

По иной классификации делятся на регламентированные и нерегламентированные (их можно оформлять в свободно форме). По количеству адресатов могут быть стандартными (для одного получателя) или циркулярными (на несколько лиц).