Обособленное подразделение это

Этот вопрос волнует многих предпринимателей, когда у них возникает необходимость создать удаленный офис. На самом деле, формулировка вопроса не совсем корректна. Согласно ст. 55 п. 1 и 2 Гражданского кодекса (ГК РФ), и представительство, и филиал являются обособленными подразделениями.

Для признания их таковыми есть два критерия: подразделение территориально находится по другому адресу, и там оборудованы стационарные рабочие места. Об этом написано в ст. 11 п. 2 Налогового кодекса (НК РФ).

При этом важно, чтобы представительство и филиал подпадали под определения, которые даны в ГК РФ. Филиал — это ОП, которое территориально находится в другом месте, выполняет все или часть функций юрлица, в том числе, представительские. А представительство — это ОП, которое представляет и защищает интересы юрлица.

Если все признаки совпадают, филиал или представительство считаются обособленными подразделениями. Информация о них должна быть отражена в учредительных документах и ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц).

Интересно то, что сами по себе филиалы и представительства не являются юрлицами, а их руководители действуют по доверенности гендиректора. Но платить налоги за них нужно.

Спорные вопросы

Вопрос об ОП — один из самых сложных в налоговом законодательстве. Зачастую владельцам предприятий приходится обращаться в ФНС, чтобы установить статус правильно. Попробуем разобраться в некоторых особенно спорных моментах.

Что такое «простое ОП»?

Наиболее трудный вопрос касается подразделений компании, которые указаны в НК РФ как «простые ОП». Соответственно, такие, которые не являются ни филиалами, ни представительствами.

Расшифровки этого понятия в законе нет, как и запрета создавать что-то кроме этих двух видов обособленных подразделений. Единственный отличительный признак — такая административная единица не может выполнять никаких функций головного офиса. Но доказать ФНС, что вы создали именно «простое ОП» бывает непросто.

Например, если вы работаете с дистанционными сотрудниками — это считается обособленным подразделением или нет? А если у вас строительная фирма, и вы строите дом в другом городе, можно ли это назвать «простым ОП»?

В некоторых случаях — да, в некоторых — нет. Общим знаменателем можно считать то, что «простые ОП» обычно создают для ведения какой-либо подсобной деятельности. Склады, например, где хранят продукцию.

Наиболее яркий пример отличия обособленного произведения от филиала есть в банковской сфере. Пункт обмена валюты — это филиал, так как он находится не по адресу банка, и там создано стационарное рабочее место. Плюс к этому, в пункте оператор осуществляет часть функций самого банка — обмен валюты.

Но если банк ставит банкомат в каком-нибудь торговом центре, он вне территории офиса, но и работника рядом с ним нет. Поэтому банкомат будет считаться «простым ОП».

Юрлицо, создавшее обособленные произведения, обязано поставить каждое на учет в налоговой, согласно ст. 83 п. 1 НК РФ.

Заявление подается в тот налоговый орган, который обслуживает указанный адрес. За исключением Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя. В этих городах юрлица сами могут выбирать отделение ФНС (ст.

83 п. 4 НК РФ). Сведения в ЕГРЮЛ вносить не нужно.

Могут ли работать в ОП «чужие» сотрудники?

Вспоминаем пример с дачным домиком. Вы его построили, но сдаете другим людям, то есть, не пользуетесь. Теперь переносим ситуацию в другую плоскость. Вы купили помещение в бизнес-центре и сдаете его в аренду другим компаниям. Считается ли это обособленным подразделением?

Нет, не считается. Потому что в определении ОП сказано, что через него организация выполняет свои функции. Следовательно, работать по данному адресу должны сотрудники именно этой организации.

Напоминаем, что к сотрудникам компании относятся те, кто заключил с работодателем трудовой договор в соответствии со ст. 15,16 Трудового кодекса (ТК РФ). Вы как арендодатель платите ФНС только за сдачу своих площадей в аренду. Все остальные налоги — на совести арендаторов.

Однако если вы арендуете площадь у другой компании, вы должны зарегистрировать ОП. Ведь ваши сотрудники работают по другому адресу. Хотя есть нюанс.

Если с этими работниками не заключали трудовой договор, а оформили только ГПХ (договор гражданско-правового характера), они не могут быть приравнены к сотрудникам компании. Соответственно, речи об ОП не идет.

Может ли быть всего одно рабочее место?

В последнее время это распространенная практика. Документоведы, секретари и другой административный персонал работают в удаленных офисах. Реже сотрудники работают из дома. В основном, это фрилансеры, не имеющий ни официального договора, ни гарантий.

Но все-таки, если работодатель создал только одно рабочее место, может ли это считаться ОП? В ст. 11 НК РФ, написано, что по адресу должны быть созданы стационарные рабочие места. Если трактовать буквально, то можно сделать вывод: указано множественное число, то есть, как минимум два.

Но в законе не написано, что в ОП не может быть только одно рабочее место. Поэтому ФНС считает так: место создано, работает сотрудник по трудовому договору, значит, это ОП.

Определение территориальной обособленности

Как ни странно, несмотря на наличие в ст. 11 НК РФ этого понятия, определения территориальной обособленности в законе нет. Поэтому ФНС обычно ссылается на письма Минфина. Если сформулировать кратко, подразделение территориально обособленно, если находится на территории, подведомственной другому отделению ФНС.

К примеру, головной офис находится на ул. Пушкина, а склад — на ул. Тургенева. Эти адреса обслуживают разные отделения налоговой. Поэтому склад будет считаться ОП. Но если склад перенесут в район ул. Пушкина, он перестанет быть обособленным подразделением.

Процедура создания обособленного подразделения

Решение о создании филиала или представительства принимает собственник компании, простого обособленного подразделения — генеральный директор. Напомним, что сведения о первых двух ОП вносятся в ЕГРЮЛ, и постановка на учет не требуется. Во втором случае вы должны передать сведения в налоговую в течение месяца с момента начала работы подразделения.

За точку отсчета можно взять первый рабочий день сотрудника в удаленном офисе.

До 2014 года требовалось также встать на учет в ПФР и ФСС. Но это требование отменили в связи с утверждением Федерального закона №–188 ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам обязательного социального страхования» от 28.06.2014. Теперь на учет должны вставать лишь те организации, у которых ОП:

• самостоятельно осуществляют расчеты с физическими лицами;
• находятся на отдельном балансе;
• имеют свой банковский счет.

Если любой из этих признаков не совпадает — нет необходимости вставать на учет. Это избавляет владельцев бизнеса от лишней бумажной работы. Но возникают вопросы по налогообложению.

Можно ли использовать УСН, если у вас есть обособленные произведения?

Может ли компания лишиться возможности вести отчетность по упрощенной системе налогообложения (УСН), если откроет обособленное подразделение? Только в одном случае. Согласно ст. 346.12 п. 1 НК РФ, организация, у которой есть филиалы, не может пользоваться «упрощенкой». До 2016 года не могли и представительства, но позже запрет был снят.

Так, что если вы открываете представительство или обычное подразделение, для вас ничего не изменится. Чтобы продолжить пользоваться УСН, нужно направить заявление в отделение ФНС, которое обслуживает адрес подразделения. Заявление пишут по форме № С–09–3–1.

В соответствие со ст. 83 п. 1 НК РФ, его должны рассмотреть в течение 5 дней и поставить вас на учет.

Особенности налогообложения

Существенна разница — используете вы УСН или обычную систему налогообложения. Кроме того, есть отдельный налог НДФЛ, к уплате которого применяют особые требования.

Компании, использующие УСН, ведут отчетность по всей организации, учитываются доходы и расходы. Декларацию нужно подавать в то отделение ФНС, к которому относится головной офис. Местонахождение обособленного подразделения не имеет значения.

Когда фирма открывает ОП, она получает статус налогового агента по уплате НДФЛ, как в главном офисе, так и в подразделении. Выплачивать этот налог нужно в ФНС по месту регистрации ОП.

Если у вас много подразделений, то выплаты должны осуществляться по всем адресам. При этом, согласно ст. 23 НК РФ, налогоплательщик не может выбрать отделение ФНС.

Штрафные санкции за отказ от постановки ОП на учет

Закон устанавливает для предпринимателей жесткие сроки. Подать заявление об организации ОП нужно не позже, чем через месяц. Ст. 116 НК РФ предусматривает наказание за просрочку в виде штрафа в 10 000 рублей.

Если подразделение не только не было поставлено на учет, но еще и начало деятельность до этого срока, штраф увеличится. Он составит 10% полученной за это время прибыли, но не меньше 40 000 рублей (ст. 116 п. 2 НК РФ).

Ст. 15 п. 3 КоАП РФ (Кодекс об административных правонарушениях) устанавливает свои санкции. За просрочку с должностных лиц, допустивших нарушения, взимается 500–1 000 рублей, за незаконное ведение деятельности — 2000–3000 рублей.

Также нужно помнить и о сдаче налоговой отчетности и уплате налогов по месту нахождения подразделения. Ответственность может наступить за несдачу налоговой декларации (ст. 119 НК РФ) или за неуплату (полную или частичную) налогов.

Поэтому владельцам фирм следует очень аккуратно относиться к отчетности и не допускать нарушения закона. В любых сложных ситуациях вы можете обратиться за юридической помощью.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Что такое обособленное подразделение и как его открыть

Если вы – юридическое лицо, то вы вправе создать обособленное подразделение (одно или несколько, российское законодательство не имеет ограничений по их количеству), при этом индивидуальные предприниматели такого права лишены.

Обособленным подразделением считают помещение, здание или иной объект недвижимости, где компания создала хотя бы одно стационарное рабочее место на срок более одного месяца и при этом адрес местонахождения не совпадает с вашим юридическим адресом согласно выписки ЕГРЮЛ.

Иными словами, открыли бизнес в другом районе, городе или муниципальном образовании? Будьте добры, поставьте его на налоговый учет в ИФНС в течение месяца (если просто изменились данные об уже имеющемся обособленном подразделении – сообщите налоговикам в трехдневный срок).

Важно! Обязательно зарегистрируйте обособленное подразделение. В противном случае вам придется заплатить штраф. А вот в каком размере – скорее всего придется разбираться с налоговиками в суде.

Если инспекторы посчитают, что вы несвоевременно подали заявление в инспекцию – заплатите штраф в размере 10 тысяч рублей по п. 1 ст. 116 НК РФ.

В худшем случае они могут посчитать, что вы вели деятельность и не платили налоги. Будьте готовы к более суровым мерам – вам придется отдать 10% вашего дохода, но не менее сорока тысяч рублей (об этом читайте в п. 2 ст.

116 НК РФ).

Интересно! Если вы все-таки допустили такую оплошность, как несвоевременная регистрация обособленного подразделения, то рекомендуем обратиться в суд, указывая на письмо ФНС от 27.02.14 №СА-4-14/3404, в котором инспекторы пришли к выводу, что к правонарушителям в вышеописанном случае нужно применять штраф по п. 2 ст. 126 НК РФ – а именно, вам придется заплатить всего лишь 200 рублей.

Но на практике, зачастую бывает непросто оспорить в суде решение ФНС о гораздо большем размере штрафа.

Важно! Штраф придется заплатить не только организации, но и директору (от 300 до 500 рублей). Если к тому же вы не вовремя зарегистрировались в ФНС – вас оштрафуют на сумму от 5 до 10 тысяч рублей (если просрочка регистрации составит меньше или больше 90 календарных дней).

Регистрация обособленного подразделения не означает, что оно является отдельным юрлицом (обособленной организацией). Это значит, что налоги с доходов, полученных в обособленном подразделении, вы будете платить в другую налоговую инспекцию по территориальному признаку. Во всем остальном обособленное подразделение подчиняется целям и задачам головного, у них также единая учетная политика.

Принципы и особенности бухгалтерского и налогового учета в нем также определяются головным подразделением. Об этом – читайте далее.

Как вести бухгалтерский учет обособленного подразделения

Ответ на этот вопрос зависит от того, выделите ли вы его на отдельный баланс или нет. Подробнее о каждом варианте:

Вы выделили обособленное подразделение на отдельный баланс

Такой вариант удобен, если в подразделении большое количество сотрудников, ведется собственный бухгалтерский учет в виду огромного количества хозяйственных операций, формируются налоговые регистры, платятся налоги и составляется по итогам отчетного периода финансовая отчетность. В этом случае, для него потребуется открыть самостоятельный расчетный счет для ведения собственных расчетов с работниками и с контрагентами.

Что нужно сделать руководителю организации помимо регистрации в ФНС обособленного подразделения?

Конечно же, назначить бухгалтера в подразделении, ответственного за ведение бухгалтерского и налогового учета и формирование финансовой отчетности. Также следует внести изменения в учетную политику организации (напомним, она единая как для головного, так и обособленных подразделений): для учета операций между подразделениями предусмотрите в плане счетов счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты», предусмотрите порядок документооборота между подразделениями, а также пропишите порядок формирования финансовой отчетности подразделений и единой консолидированной отчетности по предприятию в целом.

Важно! Финансовая отчетность обособленного подразделения является внутренним документом, и нужен он для формирования исключительно консолидированной отчетности. Сдавать его в налоговую инспекцию не нужно!

Вести учет обособленного подразделения удобно в решении «1С:ERP Управление предприятием». Подробнее о нем смотрите здесь >>>

Вы не выделяли подразделение на отдельный баланс

Мало сотрудников, да и совсем немного хозяйственных операций? Выделять на отдельный баланс подразделение не имеет смысла. Разумнее будет вести бухгалтерский и налоговый учет в головной организации – в этом случае назначается ответственный работник за сбор первичных учетных документов, которые далее передаются в бухгалтерию головного подразделения.

Что следует сделать в этом случае? Откройте к бухгалтерским счетам организации отдельные субсчета для каждого такого подразделения – это позволит разделять по ним хозяйственные операции. Не забудьте прописать такой порядок ведения учета в учетной политике. В этом случае счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты» применять нет необходимости.

Интересно! После регистрации у обособленного подразделения появляется свой КПП, а вот ИНН – он указывает от головной организации всегда.

А теперь про налоги: какие нюансы следует учесть?

Наличие у организации обособленных подразделение в целях налогообложения имеет свои нюансы. Так, обособленные подразделения должны исчислять и уплачивать налоги в бюджет по своему местонахождению. Но не все! Начнем с тех, которые платятся только в головной организации:

1. Налог на добавленную стоимость. Обособленные подразделения не платят НДС, не сдают декларации по этому налогу. Налогоплательщик по НДС отчитывается исключительно централизованно.
2. Если вы на упрощенке – то тут тоже все просто! Расчетом налога и его уплатой занимаются исключительно бухгалтерия в головном подразделении.
3. Транспортный и земельный налоги – даже если в распоряжении обособленного подразделения есть земля или собственный транспорт – подать отчетность, рассчитать сумму налога к уплате и рассчитаться с ФНС по нему может также головная организация. Однако рекомендуем закрепить этот момент в учетной политике организации.
4. Налог на доходы физических лиц и «зарплатные» взносы в фонды. Если вы решили выделить обособленное подразделение на отдельный баланс – то и рассчитываться с работниками оно будет самостоятельно. В бюджет НДФЛ заплатить тоже придется самостоятельно, а также сдать отчет по форме 6-НДФЛ (напомним, что, начиная с 2021 года форма 2-НДФЛ объединена с 6-НДФЛ, однако за 2020 год еще актуальна). Этого принципа придерживайтесь и при сдаче отчетности в Пенсионный фонд (форма РСВ-1) и Фонд социального страхования (форма 4-ФСС). Для этого все подразделения нужно предварительно поставить на учет в эти инстанции. В противном случае – за все вышеперечисленное отвечает головная организация.
5. Налог на прибыль. Каждое подразделение должно отчитаться перед налоговиками в той части прибыли, которое оно получило от ведения хозяйственной деятельности (сдать декларацию). Платить налог придется только в региональный бюджет. Доля прибыли на каждое подразделение рассчитывается исходя из доли среднесписочной численности (или расходов на оплату труда) или остаточной стоимости амортизируемого имущества в аналогичных показателях в целом на компанию. Декларация от подразделения подается в сокращенном виде. А вот головная организация должна в своей отчетности показать долю и суммы налога на каждое обособленное подразделение. Здесь вы также можете упростить процесс подачи отчетности и уплаты налога, если в одном муниципалитете зарегистрировано несколько обособленных подразделений.
6. Налог на имущество – один из немногих налогов, по которому каждое подразделение должно рассчитать налоговую базу и заплатить налог (в том числе и авансовые платежи) самостоятельно. То же самое и про отчетность по налогу. Но – если также выделено на отдельный баланс!

Важно! Проверьте, чтобы в трудовых договорах с работниками обособленных подразделений было указано место работы.

Интересно! Хотите упростить работу подразделений, которые открыты в одном муниципалитете? Выберите одно ответственное подразделение, которое и будет уплачивать налог и отчитываться в налоговые инстанции за все остальные. Заблаговременно подайте заявление в ФНС о его выборе до конца предшествующего года.

Закрываем обособленное подразделение правильно

Вы решили закрыть обособленное подразделение? Знайте, порядок закрытия схож с порядком открытия. Порядок ваших действий следующий:

Составьте заявление о закрытии обособленного подразделения для предоставления налоговикам. В заявлении нужно указать необходимые реквизиты головной организации, перечислить закрываемые подразделения с указанием адресов, заверить его печатью организации и подписью руководителя. Не забудьте указать его личный ИНН.

Соберите пакет документов: изменения в Устав организации и ЕГРЮЛ, заверенную копию решения совета директоров (или приказа, распоряжения) о закрытии обособленного подразделения.

Предоставьте собранные документы в ФНС по месту регистрации обособленного подразделения в трехдневный срок со дня прекращения деятельности подразделения.

Постановка на налоговый учёт

Если организация установила у себя все признаки обособленного подразделения юридического лица, ей необходимо встать на налоговый учёт по месту нахождения этого обособленного подразделения. Для этого нужно в налоговую инспекцию, в которой организация стоит на учёте, подать сообщение о создании обособленного подразделения.

Форма такого сообщения утверждена приказом ФНС России от 09.06.2011 №ММВ-7-6/362.

Отметим, что в отличие от обособленного подразделения постановка на учёт филиала и представительства осуществляется на основании сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц (п. 3 ст. 83 НК РФ).

При этом может возникнуть ситуация, когда у организации несколько обособленных подразделений находятся в одном муниципальном образовании или в городах федерального значения Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе, но на территориях, подведомственных разным налоговым органам. В этом случае организация вправе встать на налоговый учёт по месту нахождения одного обособленного подразделения. Место постановки организация выбирает самостоятельно из территорий, на которых находятся обособленные подразделения.

В соответствии с п. 4 ст. 83 НК РФ «постановка организации на учет может быть осуществлена налоговым органом по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений, определяемого этой организацией самостоятельно».

Отметим, что данное правило действует только в отношении нескольких обособленных подразделений, но не основного места нахождения организации и её обособленного подразделения (такая позиция в частности нашла отражение в письме ФНС России от 27.02.2014 № СА-4-14/3404).

Ответственность за непостановку на налоговый учёт

Что же грозит организации, если она не встанет своевременно на учёт по месту нахождения обособленного подразделения? Часто налоговые органы, привлекая организацию к ответственности за непостановку на учёт по месту нахождения обособленного подразделения, применяют п. 2 ст. 116 НК РФ.

Указанная норма предполагает взыскание штрафа за «ведение деятельности организацией или индивидуальным предпринимателем без постановки на учет в налоговом органе по основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом». Размер штрафа составляет 10 процентов от доходов, полученных в течение времени ведения деятельности без постановки на налоговый учёт. Фактически зачастую указанный процент считается от доходов организации в целом.

В то же время сложившаяся правоприменительная практика, опираясь на буквальное толкование норм налогового законодательства, приходит к выводу, что п. 2 ст. 116 НК РФ не применяется в отношении непостановки на налоговый учёт по месту нахождения обособленных подразделений.

Так, дело в том, что организация уже стоит на налоговом учете. Вместе с этим статьей 23 НК РФ предусмотрена обязанность организации сообщать налоговому органу об открытых обособленных подразделениях.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации речь идёт о невыполненении организацией обязанности по представлению сообщения об открытии обособленного подразделении. А это состав иного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 126 НК РФ. В частности в 2017 году такой вывод сделал Верховный суд РФ, сформировав единую позицию по данному вопросу, и тем самым внес определенность в существующую судебную практику.

В Определении Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного суда РФ №303-КГ17-2377 от 26.06.2017 Верховный суд РФ пришёл к выводу, что организацию нельзя привлечь к ответственности за несообщение налоговому органу об открытии обособленного подразделения как за непостановку на налоговой учёт согласно п. 2 ст. 116 НК РФ. Нарушение, выразившееся в непостановке на учёт обособленного подразделения, квалифицируется как непредставление сведений налоговому органу (ст.

126 НК РФ).

Следует отметить, что ранее ФНС России в отдельных письмах также формулировала аналогичную позицию. К примеру, в письме от 27.02.2014 №СА-4-14/3404 ФНС России указала, что если организация не представила сведения о создании обособленного подразделения, к ней применяются санкции предусмотренные ст. 126 НК РФ. При этом налоговая служба отметила, что ответственность, предусмотренная п.

2 ст. 116 НК РФ, применяется только если сам налогоплательщик ведет свою деятельность без постановки на учет.

Что вы узнаете

Чем отличаются обособки

Обособленные подразделения организации бывают трех видов: филиалы, представительства и простые обособки. Чем они различаются — смотрите в таблице.

• Приказ руководителя о создании
• Положение об ОП (по желанию)

Например, защита в суде, поиск деловых партнеров, проведение рекламных акций, маркетинговых исследований.

Филиалы создают, как правило, крупные компании. Отличительные признаки филиала: самостоятельность, значительная удаленность от ГО, большой штат сотрудников. А простая обособка может возникнуть и у ООО с двумя сотрудниками, один из которых работает в офисе в Москве, а второй — в Санкт-Петербурге.

Нужно ли ИП открывать обособку

ИП могут открывать офисы и магазины по всей стране, при этом никаких обособок у них не возникнет: регистрировать обособленные подразделения должны только организации. Но есть и особенности удаленного ведения деятельности ИП:

1. Постановка на учет в налоговой.
   • ИП на ОСНО, ЕСХН и УСН не обязаны ставить на учет в налоговой точке в других городах. Платить все налоги и взносы и сдавать отчетность нужно по месту прописки.
   • ИП на патентной системе должны получать патент по месту ведения деятельности (для большинства видов деятельности). НДФЛ за работников, занятых в патентной деятельности, нужно платить по месту получения патента.
2. Регистрация кассы — по месту фактической деятельности.
3. Оформление работников. Если точки открыты за пределами города, где прописан сам ИП, то в трудовых договорах нужно указать фактическое место работы. Например, если ИП из Ярославля открыл магазин в Костроме, то в договорах с продавцами этого магазина будет значиться место работы «ИП Иванов И.И., г. Кострома».
4. Зарплата работникам. Если фактически деятельность ведется в регионах, где действуют повышающие коэффициенты, то зарплату нужно рассчитывать с учетом таких коэффициентов.
5. Спецоценка условий труда. Если ИП создает новые рабочие места, неважно, в другом городе или в соседнем офисе, нужно провести спецоценку в течение 12 месяцев со дня создания.

Автоматизация бухгалтерии и кадров для ИП

Когда обязательно нужно открыть ОП, а когда нет

Не всегда офис в другом городе — это обособленное подразделение. Вы должны зарегистрировать ОП, только если оно отвечает всем признакам:

Адрес отличается от адреса организации по ЕГРЮЛ. Например, ООО «Свобода» с юридическим адресом г. Ярославль, ул. Свободы, 36 арендует офис в соседнем здании на ул. Свободы, 38. Формально это ОП, несмотря на то, что оба офиса относятся к одной налоговой.

Если адрес определить невозможно, то и ОП не будет, например, если организация выполняет дорожные работы. Но если выполняются работы на строительном объекте, стройплощадку нужно регистрировать как ОП (если есть все остальные признаки). Адрес ОП в этом случае — «строительный» адрес объекта.

Когда ОП не требуется

ОП не нужно регистрировать по месту выполнения работ, если в них заняты сотрудники:

Штрафы за неоформление ОП и несдачу отчетности

Налоговая увидит ваше ОП по договорам аренды, входящим накладным и счетам-фактурам (если адрес грузополучателя — это адрес ОП), трудовым договорам (если местом работы значится адрес ОП) или по сведениям о регистрации онлайн-кассы (если в заявлении указали адрес ОП).

Штраф за отсутствие регистрации ОП:

за каждое ОП; на руководителя за каждое ОП.

Штрафы за несдачу отчетов по ОП:

за каждый месяц просрочки 6-НДФЛ; , неуплаченного вовремя, за каждый месяц просрочки годовой декларации (минимум 1000 рублей, максимум 30%); за каждую промежуточную декларацию по налогу на прибыль; на руководителя за каждый несданный отчет.

Например, за год работы ОП без регистрации (с января по декабрь) только за несданные 6-НДФЛ набежит штраф 15 000 рублей, плюс штраф на руководителя 1500 рублей. Чем позже нарушение выявит налоговая, тем сумма штрафов будет существеннее.

Как зарегистрировать обособку

1. Издайте приказ руководителя.

Подайте сообщение о создании ОП в налоговую по месту учета организации. Самый удобный способ сделать это — в электронном виде по ТКС. Срок — в течение месяца со дня создания ОП, то есть с даты создания первого стационарного рабочего места. Если опоздаете с регистрацией ОП, налоговая увидит это по дате трудового договора и оштрафует.

Если у вас несколько подразделений в одном городе, можно поставить их всех на учет в одну налоговую. Для этого подайте уведомление о выборе налоговой инспекции одновременно с подачей сообщения о создании ОП.

ОП подлежит регистрации в ПФР и ФСС по месту нахождения, только если у него есть свой счет в банке и оно самостоятельно производит выплаты работникам. Для этого:

• Подайте сообщение для постановки ОП на учет в ПФР в налоговую по месту учета организации. Срок — в течение месяца с даты приказа о наделении ОП полномочиями по начислению выплат сотрудникам.
• Подайте в ФСС по месту нахождения ОП заявление о регистрации. Срок — не позднее 30 календарных дней со дня создания подразделения.

Быстрый обмен документами с налоговой и фондами

Как оформлять сотрудников и считать зарплату

• Выделите ОП в штатном расписании

Например, пропишите «Основное подразделение в г. Ярославль» и «Обособленное подразделение в г. Рыбинске». Для этого можно издать новое штатное расписание или оформить изменения к действующему.

Если ОП находится в другом городе, то в качестве места работы в трудовом договоре укажите это подразделение и его местонахождение. Например, «Обособленное подразделение ООО «Ромашка» в г. Рыбинске». Место работы в соответствии с трудовым договором также нужно прописать в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

Срок — в течение 12 месяцев с даты создания ОП. При этом не имеет значения, что до создания ОП в организации уже проводилась СОУТ в отношении тех же должностей. За непроведение спецоценки оштрафуют на 80 000 руб.

Зарплату работникам ОП нужно начислять с учетом районных коэффициентов и надбавок, установленных для той местности, где находится подразделение. Например, сотрудники ОП в городе Кирове будут получать зарплату с повышающим коэффициентом 1,15, несмотря на то, что сама организация находится в Москве.

Куда платить налоги и сдавать отчетность

Платите НДФЛ и сдавайте 6-НДФЛ за сотрудников ОП в налоговую по месту учета подразделения.

Если у вас несколько ОП или организация и ОП находятся в одном городе (с одним ОКТМО), вы можете отчитываться за всех в одну налоговую. Чтобы выбрать такой порядок со следующего года, подайте уведомление о выборе налогового органа в инспекцию одного из ОП (или головной организации) до конца текущего года.

В СБИС удобно сдавать 6-НДФЛ за обособки: вы можете заполнить отчеты за все ОП в одном документе и отправить их в свои налоговые одной кнопкой. Далее каждая налоговая пришлет свой ответ.

Чтобы сформировать 6-НДФЛ в разрезе подразделений, достаточно задать данные по ОП и оформлять прием сотрудников в нужное подразделение. СБИС сам сформирует 6-НДФЛ на основе начислений и выплат сотрудникам ОП.

Страховые взносы

Платите взносы и сдавайте РСВ, 4-ФСС, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД по месту учета ОП, только если оно самостоятельно начисляет выплаты работникам и имеет собственный счет в банке (п. 7 ст. 431 НК РФ, пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона № 167-ФЗ, п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 11 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Наличие ОП не влияет на порядок уплаты налога и сдачи декларации по УСН. Платите налог и сдавайте декларацию по УСН в целом по организации по месту ее учета. Например, если ООО на УСН «Доходы» занимается разработкой программного обеспечения и зарегистрировано в Магадане, то ставка по УСН составит 3% со всех доходов, в том числе с доходов подразделений в Москве и Санкт-Петербурге.

Платите налог и сдавайте декларацию по НДС в целом по организации в «основную» налоговую.

При продажах через ОП в исходящих счетах-фактурах указывайте ИНН организации и КПП подразделения, в качестве грузоотправителя товаров — наименование и адрес ОП. Нумерацию ведите отдельно от счетов-фактур головной организации. Если покупаете через ОП, во входящих счетах-фактурах грузополучателем товаров должно числится подразделение и указан его КПП.

Налог на прибыль

Платите налог на прибыль и сдавайте декларацию по месту учета каждого ОП. При этом распределяется по обособкам не весь налог, а только региональная часть — 17% с прибыли.

Например, московская фирма с обособкой в Санкт-Петербурге заработала годовую прибыль 1 млн руб., в т. ч. прибыль по ОП 300 тыс.

руб. В московскую налоговую нужно уплатить федеральный налог на прибыль 30 тыс. рублей (1 млн × 3%) и региональный 119 тыс.

рублей (700 тыс. × 17%). В налоговую Санкт-Петербурга — региональный налог 51 тыс.

рублей (300 тыс. × 17%).

Прибыль каждого ОП определяется по доле заработной платы (или среднесписочной численности) работников этого подразделения и остаточной стоимости имущества.

Если несколько ОП или головная организация и обособка находятся в одном регионе, то платить налог и сдавать декларацию можно в одну налоговую. Чтобы перейти на такой порядок со следующего года, подайте уведомление № 1 в налоговую ответственного ОП (головной организации) и уведомления № 2 в налоговые остальных ОП до конца текущего года.

СБИС автоматически распределяет налог на прибыль по обособкам. При необходимости можно выбрать ответственное ОП, тогда налог будет рассчитываться по нему с учетом всех входящих подразделений. Сформировать платежки на уплату налога и декларацию по всем подразделениям можно прямо из расчета.

Отправить декларации в СБИС тоже легко: одним нажатием сразу во все инспекции по всем ОП.

02. Обособленному подразделению требуется доверенность

Обособленное подразделение создается с целью выполнять функции организации (все или их часть) или представлять интересы организации и защищать их по месту своего нахождения. Однако, ОП не является самостоятельным юридическим лицом и поэтому для того, чтобы вступить в какие-то правоотношения от лица головной организации, необходимо чтобы все полномочия были прописаны не только в учредительных документах и положениях об иных ОП, но и в правильно оформленной доверенности. Например:

• совершение сделок и иных действий, связанных с текущей деятельностью подразделения. При этом можно установить ограничения. Например, предоставить право заключать договоры только определенного вида или договоры, максимальная цена которых ограничена, и т.п.;
• открытие банковских счетов, совершение операций по распоряжению средствами на этих счетах;
• распоряжение имуществом, которым наделено подразделение, или отдельными видами имущества (например, за исключением недвижимости);
• заключение и расторжение от имени организации трудовых договоров с лицами, принимаемыми на работу в обособленное подразделение;
• право первой подписи различных документов, оформленных в обособленном подразделении: учетных, финансовых документов, счетов-фактур, отчетности и т.п.;
• представление интересов организации в органах государственной власти;
• возможность передоверия отдельных полномочий третьим лицам, так как руководитель подразделения не всегда может самостоятельно выполнять свои функции по различным причинам (например, командировка, болезнь и т.п.).

В отличие от филиалов и представительств, возникновение прочего обособленного подразделения не сопровождается внесением изменений в учредительные документы организации, кроме документов, фактически подтверждающих возникновение стационарного рабочего места (например, договор аренды и приказ о приеме на работу лица, которое там будет находиться). Более того, при создании обособленного подразделения не требуется утверждать Положений о данном обособленном подразделении, а также можно обойтись без назначения руководителя обособленного подразделения, без выдачи ему доверенности (например, вы всего лишь наняли нескольких дополнительных рядовых сотрудников, которые будут находиться в удаленном офисе). Тем не менее, на практике, как правило, приказ руководителя юридического лица все-таки издается (общего собрания участников для этого проводить точно не нужно).

Наиболее целесообразно, как нам кажется, издать приказ о внесении изменений в штатное расписание и организационную структуру юридического лица (если такая есть).

03. Отличия филиала от обособленного подразделения

Главные отличия мы отразили в таблице:

Важно! Руководитель организации так же должен иметь ввиду при открытии структурного подразделения тот факт, что наличие филиала или представительства накладывает запрет на право применения организацией упрощенной системы налогообложения, что никак не касается прочих ОП.

04. Порядок открытия и закрытия обособленных подразделений

Что касается постановки на учет обособленного подразделения, то оно гораздо проще, чем у филиалов и представительств (регистрацию филиалов мы разобрали в статье «Регистрация филиала ООО»).

Итак, регистрация обособленного подразделения:

• проще! Не требуется оформления соответствующего решения учредителя;
• нет необходимости внесения сведений об обособленном подразделении в учредительные документы и в ЕГРЮЛ.

Достаточно лишь встать на налоговый учет по правилам ст. 83 НК РФ.