Приобретение и выдача топливной карты:
| Проводка | Операция | Документы |
|---|---|---|
| Дт 10 – Кт 60 | Оприходование топливной карты | Акт (накладная) |
| Дт 19 – Кт 60 | Отражен вх. НДС по топливной карте | Счет-Фактура |
| Дт 20(26,44) – Кт 10 | Стоимость карты учтена в расходах тек. периода | Акт (накладная) |
| Дт 68 – Кт 19 | НДС принят к возмещению | |
| Дт 006.Склад | Учет топливной карты за балансом | Операции, введенные вручную |
| Дт 006.МОЛ – Кт 006.Склад | Карта выдана МОЛу | Акт приема-передачи топливной карты сотруднику.
Журнал учета выдачи топливных карт. |
Использование топливной карты:
| Проводка | Операция | Документы |
|---|---|---|
| Дт 60.02 – Кт 51 | Пополнен баланс топливной карты | Пополнен баланс топливной карты |
| Дт 10 – Кт 60 | Приняты к учету ГСМ | На дату заправки автомобиля. Чек/информация из Отчета поставщика. |
| Дт 19 – Кт 60 | Отражен НДС по поступившим ГСМv | Счет-Фактура |
| Дт 60 – Кт 60.02 | Зачтен ранее перечисленный аванс | |
| Дт 20(44) – 10 | Стоимость ГСМ учтена в расходах | Путевой лист |
| Дт 68 – Кт 19 | НДС принят к вычету |
Нормирование затрат на ГСМ
В разъяснениях Минфина России содержатся указания, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщикам следует ориентироваться на Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р (см. Письма Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).
В НК РФ нет никаких указаний на то, что затраты на ГСМ должны приниматься в целях налогообложения в пределах норм, установленных Минтрансом России (либо каким-нибудь иным ведомством).
Организация может самостоятельно установить нормативы расхода ГСМ по каждому конкретному автомобилю, используя в первую очередь данные завода-изготовителя. При этом в зависимости от условий использования и технического состояния каждого автомобиля эти нормы могут быть скорректированы в большую или меньшую сторону.
Создается Приказ руководителя об утверждении норм расхода топлива, масла, прочих технических жидкостей и смазочных материалов отдельно для каждого автомобиля, используемого на предприятии.
Налогообложение
НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Для обоснования вычета по топливной карте и ГСМ необходимо наличие следующих документов:
- договор с поставщиком;
- счет-фактура.
Налог на прибыль
Стоимость проездных билетов, приобретаемых для работников с разъездным характером работы, может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Списание ГСМ осуществляется по путевым листам и списывается в расходы НУ после проведения путевого листа, а не предоставления поставщиком услуг Отчета и накладной по оказанным услугам за месяц.
Необходимые документы для списания ГСМ в расходы НУ:
- путевой лист;
- чек;
- акт приема-передачи услуг;
- реестр операций по картам от поставщика.
НДФЛ и взносы в фонды
Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг).
В целях освобождения от обложения НДФЛ сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками для нужд организации, в организации должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов. При отсутствии документального подтверждения осуществленных расходов у сотрудников в соответствии с положениями статьи 211 НК РФ могут возникать доходы в натуральной форме. Соответственно, оснований для освобождения от налогообложения доходов, полученных работниками в таком случае, не имеется (Минфин письмо от 14 мая 2018 г.
N 03-03-06/1/31933).
То же самое относится и к обложению страховыми взносами — отсутствие доказательств расходов ГСМ в производственных целях (использование в личных целях) и отсутствие данных расходов в ст.422 НК РФ может привести к доначислениям взносов.
Бензин для служебного автомобиля
Компания из Тюменской области выращивает зерно и ягоды, а налоги платит по общей системе налогообложения, среди них — НДС. В собственности Компании есть служебный автомобиль, на котором директор ездит по делам бизнеса, а за бензин платит наличными. В очередном квартале он потратил на топливо 5658 ₽, в том числе НДС 943 ₽ — в чеках с заправки он выделен отдельной строкой.
Эту сумму среди других расходов Компания включает в декларацию по НДС и заявляет налоговой к возмещению.
В ходе камеральной проверки налоговая интересуется, для каких поездок покупали бензин, и требует счета-фактуры. Компания показывает четыре кассовых чека с заправки и путевые листы на поездки. Она объясняет, что первый чек директор привёз, когда ездил в Тюмень ставить на служебный автомобиль сигнализацию.
Ещё три — из поездки директора по деревням области для осмотра земли под посадку облепихи, сливы и малины. Один из участков потом взяли в аренду — на это есть договор с отметкой Росреестра. На саженцы фруктов и ягод тоже есть договор купли-продажи.
Но по итогам проверки налоговая отказывается возмещать НДС по тратам на бензин из-за отсутствия счетов-фактур.
Компания считает, что счёт-фактура — не единственный документ для вычета, и обжалует отказ в областное управление налоговой, но впустую. Компания не сдаётся и идёт обжаловать решение налоговой в суд.