Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:
- для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
- чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
- если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
- для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
- при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
- при судебных разбирательствах;
- при оформлении наследства, социальных выплат;
- при создании ИП;
- для ускорения процедуры усыновления ребенка.
Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.
Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки
В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:
- часть или вся информация в книжке заполнена карандашом, а значит, может быть просто подделанной;
- в образце присутствуют ошибки, исправления, подтеки и другие недочеты, указывающие, что документ может быть поддельным;
- образец поврежден, из него вырваны страницы и есть другие серьезные проблемы, из-за которых невозможно разобрать запись;
- имеются подделанные или скопированные подписи руководителей (невозможно уточнить их подлинность);
- данные в трудовой книжке оформлены неправильно, есть неточности;
- оригинал трудовой книжки не предоставлен нотариусу для сравнения с данными копии.
Если имеются эти или другие проблемы, нотариус не сможет на законных основаниях заверить документ, так как не уверен в подлинности образца – оригинала трудовой.
Какую отметку поставят, выполняя заверение копии документа
Согласно ГОСТу возможны два варианта отметок, которые получит книжка. Подходящий вариант выбирается зависимо от того, с какой целью нужна копия. Она может быть использована во внутренних или во внешних целях.
- Если образец останется для внутреннего пользования в компании, достаточно чтобы нотариус поставил отметку, на которой написано, «Верно» или «Копия верна». На копии указывается, кто её заверял и дата заверения.
- Если копия будет использоваться в другой компании, помимо уже описанной процедуры, нужно ещё добавить сведения о том, где хранится оригинал документа (название компании и её точный адрес). Эта надпись также должна быть заверена печать нотариуса.
Заверяется каждый листок копии по отдельности, а не вся кипа бумаг разом. В исключительных случаях (если листов очень много) их можно сшить и заверить все вместе, но такая практика не распространена и не надежная в плане юридической целесообразности. Нотариус поможет определиться, как действовать в каждом случае.
В некоторых компаниях работают штатные нотариусы, но если ваше рабочее место не относится к таким, можно воспользоваться услугами внештатного специалиста.
Новый ГОСТ — новые правила
Несколько лет руководители пользуются ГОСТом Р 6.30–2003. В документе прописаны основные правила заверения копий трудовой книжки. Сейчас следует использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Здесь прописаны новые правила заверения организационно-распорядительных документов.
Данные правила рекомендуется использовать, но нет прямой обязанности. Как показывает судебная практика, именно этим стандартом нужно пользоваться при заверении документов. Во избежание споров с работниками и контролирующими органами, именно этот стандарт нужно использовать для заверения копий трудовой книжки для работников, для банков и других организаций.
Зачем требуется заверенная копия трудовой?
Копия трудовой книжки может потребоваться работнику для предоставления в различные инстанции или работодателю для предоставления в ФСС.
Если копия нужна сотруднику следует написать заявление на имя руководителя. Максимум через 3 рабочих дня начальник должен удовлетворить просьбу работнику и выдать ему копию трудовой книжки, заверенной по установленным правилам.
Наиболее частая просьба о выдаче копии – предоставление её в банк для подтверждения стажа при оформлении кредита. Но в заявлении работник может только озвучить просьбу о выдаче, а причину имеет право не указывать.
В чём заключаются новые правила?
Характерных отличий ныне действующего ГОСТа от предыдущего нет. Согласно новым правилам, ответственный сотрудник должен предпринять следующие действия:
сделать копию трудовой книжки с помощью множительной техники, копировать нужно каждую страницу, даже если много листов;
Если листов в трудовой книжке много, можно поступить следующим образом. На первом и последнем листе сделать штампом слово «копия», прошить все листы, пронумеровать их. Концы нитки необходимо вывести на оборот последнего листа, завязать их и опломбировать.
На листке с пломбой сделать запись «Верно. Всё прошито, пронумеровано и скреплено печатью _ листов».
Далее руководитель предприятия указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку. Аналогичные действия предпринимает ответственный сотрудник отдела кадров. После каждой подписи ставится календарная дата. После вся надпись скрепляется «живой» печатью предприятия.
Печать должна быть хорошо читаемой, не размытой, с указанием всей основной информации о работодателе.
Вам также будет интересно:
Если страниц не много, то заверять необходимо каждую. Заверительная надпись должна содержать в себе в обязательном порядке:
- слово «верно» или аналогичное;
- должность ответственного сотрудника, который провёл процедуру заверения копии;
- личная подпись ответственного сотрудника, её расшифровка;
- календарная дата, когда документ был заверен.
Рекомендуется дополнительно сделать надпись, что работник «трудоустроен по сегодняшний день». Если копия нужна в банк, без этой надписи могут не принять справку в качестве подтверждения трудоустройства.
Новые правила гласят – в заверительной надписи должна содержаться информация о месте, в котором хранится оригинал трудовой книжки. Чтобы соответствовать стандарту, необходимо указать не только название работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.
Фото правильно оформленной заверительной надписи работодателем в трудовой книжке — образец 2022:
Фото правильно оформленной заверительной надписи без номенклатуры дел в трудовой книжке — образец 2022:
Фото правильно оформленной заверительной надписи со штампом в трудовой книжке — образец 2022:
Заявителю рекомендуется проверить полномочия работника, который будет копию заверять. Можно самостоятельно провести сверку записей в трудовой книжке. При обнаружении недочётов или ошибок, нельзя самостоятельно вносить правки.
Следует сообщить о несоответствии ответственному работнику отдела кадров, корректировки будут внесены в установленном порядке.
Малым предприятиям разрешено хранить трудовые книжки в шкафу или сейфе. Если так есть на самом деле, то в заверительной надписи достаточно будет указать наименование работодателя.
Необязательно каждый раз делать заверительную надпись от руки. Если предприятие крупное, то можно сделать штамп. От руки прописывать только календарную дату заверения копии и реквизиты дела, в котором хранится подлинник.
Когда работодатель обязан выдать копию трудовой книжки?
- если от работника поступило письменное заявление с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки
- и работодатель ведет его трудовую книжку в бумажном виде.
Напомним, трудовая книжка может находиться на руках у работника. В частности, когда он получил ее в связи с переходом на получение сведений о трудовой деятельности 1 или не передавал работодателю при трудоустройстве на дистанционную работу 2 и по-прежнему не хочет отдавать ее для ведения. В этом случае работодатель не обязан изготавливать и заверять ее копию, даже когда работник принесет оригинал.
Какие изменения надо внести в должностную инструкцию и трудовой договор в связи с новыми обязанностями кадровых работников, связанных с переходом на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, читайте в статье «Электронные трудовые книжки: вносим изменения в ЛНА» в № 6’ 2020
- срок реагирования на просьбу работника (не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления)
- и требование о заверении копии трудовой надлежащим образом. Однако какой способ заверения является надлежащим, ТК РФ не уточняет.