Как сделать трудовую книжку

Трудовая книжка работающего — это базовый протокол, где указывается четкая профессия, должность и стаж. Все правила ведения данного документа, его оформление и изменение, а также все возможные допущения, инструкция и пример вкладыша прописаны в законах России.

Если ее не завести, то могут появиться следующие осложнения:

• если стаж работы не подтвержден, то это может стать проблемой при приеме на работу;
• появятся осложнения при выходе на пенсию, ведь размер данной выплаты плотно связан с количеством времени, которое отработал человек и с количеством баллов за эту работу;
• не будут начисляться и присуждаться государственные льготы и привилегии;
• за такую работу не взимается налог, что нарушает закон и ведет к санкциям.

В случае если трудовая книжка была потеряна или ее не выдали, когда сотрудник увольнялся, то ему нужно получить ее копию на предыдущем месте работы.

При закрытии компании новый наниматель обязан завести новый документ и прописать в нем причину, по которой нет старого.

Записи в трудовой книжке

Содержание и заполнение книжки – это задача нанимателя, на весь тот период, что работник состоит в штате и ИП не исключение. В случае если ведение данной документации отсутствует, организации грозит уголовная ответственность за нарушение закона о налоговых выплатах.

Все данные по поводу дополнительной работы (включая увольнение) вписываются в трудовую на основном месте работы на усмотрение сотрудника, при предоставлении свидетельства, которое подтверждает данную деятельность.

Помимо самой деятельности в трудовую книжку обычно заносят данные относительно поощрений, переводах по должности, а также все данные, свидетельствующие причинам прекращения работы и увольнению.

Все вопросы, касающиеся рабочих моментов должны быть записаны с указанием номера приказа, который должен быть зафиксирован в особой учетной книге организации.

Подлинные правила оформления данных записей, исправлений и ведения установлены п 2. Постановления.

О приеме на работу

Заметка, подтверждающая прием на рабочее место, вносится в раздел «Сведения о работе», который располагается на 2-3 страницах трудовой книжки. В обязательном порядке должно быть указано полное официальное название компании, а также допустимые официальные сокращения.

Для каждой колонки есть свое предназначение:

1. Номер.
2. Дата устройства на работу.
3. Занимаемое место в организации и четкое название.
4. Приказ или распоряжение с указанием номера.

О переводе на другую должность

Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.

Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.

Об увольнении

Информация об увольнении должна вноситься в трудовую книгу в день, когда работник подал заявление об уходе или начальник подписал приказ о его увольнении на определенных основаниях (все это должно быть подтверждено статьей из ТК РФ). Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 закрепило четкий регламент по ведению трудовой книги.

В документ принято вносить дату последнего рабочего дня, если не присутствует других договорных предписаний или договоренностей.

Вкладыш

В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.

В чем заключается его верное оформление:

• начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается);
• титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая;
• данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.);
• на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации;
• сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства.

Ограничений по количеству добавленных вкладышей нет, они добавляются при необходимости по мере смены работы.

Как исправить ошибки в трудовой книжке?

Существует несколько способов исправить заметки так, чтобы книжка по-прежнему была юридически пригодна:

• если в документе была произведена опечатка, то переделать ее можно в организации, которая ее и допустила;
• внести изменения в записи может нынешний начальник, в случае, если у него имеются документы, которые могут подтвердить истинность информации, это может быть некоторый договор или акт, архивное заключение из предыдущей компании.

Важно знать! Вносить какие-либо изменения и исправлять ошибки в трудовой книжке самостоятельно строго запрещено. В такой ситуации она станет юридически непригодна, а стаж можно будет подтвердить лишь через суд.

Любая ошибка в трудовой не может исправляться, основываясь на свидетельских показаниях, только если это решение суда или же произошла потеря документа из-за какой-либо чрезвычайной ситуации/катастрофы.

Может ли быть две трудовые книжки?

В той ситуации, если сотрудник потерял свою трудовую книгу, то его нынешний начальник имеет право завести новую. Если же старая книжка найдется, то новую нельзя удалить, ведь она уже числится в отчетах, в связи с этим на руках у работника может иметься сразу две трудовые, и обе будут юридически действительны.

В законах не прописано существование каких-либо лимитов на этот счет, а вся информация относительно страховых и пенсионных начислений содержится в базе данных самой организации.

Но у этого есть и свои минусы:

1. Могут возникнуть сложности с пенсионными выплатами, ведь фонд сочтет истинным лишь один из документов, стаж, который прописан во втором учитываться ими не будет.
2. В том случае, если вы будете получать какие-то льготы или выплаты (пособи на детей, отпускные) на две книжки сразу, то это может повлечь за собой наказание в виде штрафа и возмещения всех полученных средств.
3. Это может привести к трудностям при устройстве на работу, ведь в случае предоставления сразу двух трудовых, работодатель может счесть это подозрительным, что как минимум приведет к отказу в принятии на работу.

Более выгодно, если вы работаете по трудовой книжке, а если потеряете, то можно завести снова на новом рабочем месте или восстановить старую, но обойти все прошлые рабочие места.

Как восстановить трудовую книжку при утере?

Способ получения замены данного документа при его утрате прописан в Постановлении. В самом начале работник должен известить начальника на последнем месте работы о том, что потерял трудовую книжку. В этом случае нужно в письменном виде написать заявление в свободной форме, где будут указаны причина потери и выражено желание воссоздать трудовую.

Документы, которые потребуются от сотрудника для восстановления трудовой:

• заполненное письменно заявление в отделе, занимающемся набором кадров;
• всевозможные документы, способные подтвердить стаж, архивные записи, выписки, приказы и т.д.;
• при закрытии компании документы о трудоустройстве можно получить в суде, но для этого нужно заранее подать иск и предоставить доказательную базу о трудоустройстве на данный момент.

Стоит знать! Все предоставленные документы должны быть юридически заверены подписью и печатью. В случае обмана и подлога вся ответственность за это ляжет на работника.

По закону действующий начальник обязан выдать копию трудовой не более, чем через 15 дней после того, как получил заявление.

В ней должны быть указаны суммарный стаж, без названий компаний, должности и проработанного там периода времени. Если есть записи относительно увольнения, стажа или чего-то другого, то данная информация в копию не вносится.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.

Правила заполнения трудовой книжки:

• для написания дат используются только арабские цифры;
• ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
• запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
• вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
• для заполнения используется только официальный язык государства;
• вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
• при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
• строгая нумерация каждой записи;
• наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.

Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.

При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.

Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:

• трудовую книжку — 75 лет;
• отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
• книга приходов/расходов — 5 лет.

Так как все документы являются частью отчета и имеют нумерацию, то их выдача происходит только под роспись самого получателя.

Как правильно оформлять трудовую книжку?

• Указывается Ф.И.О и дата рождения.
• Информация об образовании и квалификации.

Записи о приеме на работу:

• Дата и номер данной заметки.
• Наименование компании и название должности.
• Номер приказа, заявляющий прием на работу.
• Реквизиты с печатью.

Если необходимо, можно добавить:

• Причины смены Ф.И.О.
• Сведения о государственной или военной службе.

Лица, ответственные за ведение трудовой книжки

По закону РФ лицо, которое занимается ведением и хранением трудовой книги, может быть подвергнуто некоторым санкциям:

• прекращение работы на срок до 3-х месяцев и выплата штрафа в размере до 50 тыс. руб.;
• возможно наказание в виде дисциплинарного взыскания со снятием с должности на срок до 3х лет;
• выплата материального ущерба работнику.

В случае если правила касающиеся трудовой книжки нарушаются, нужно обратиться в государственный надзор, в органы правоохраны и запросить консультацию у опытных адвокатов, которые специализируются на трудовом кодексе.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.

Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:

Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.

Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.

Если работник не перешёл на электронную ТК и сохранил бумажную, он может изменить своё решение в любой момент у текущего или следующего работодателя. Тем, кто впервые оформляет трудоустройство, с 1 января 2021 года делают только электронную трудовую книжку.

Как завести электронную трудовую книжку?

Для каждого работника создаётся индивидуальный отчёт по форме СЗВ-ТД, в который далее вносят изменения. СЗВ-ТД формируется и для внешних и внутренних совместителей, и для удалённых сотрудников. Исключением являются лица, работающие по договорам на оказание услуг и ГПХ.

В отчёте работодатель указывает свой регистрационный номер в ПФР, название компании, ИНН, КПП, а также данные сотрудника — ФИО, дату рождения, СНИЛС. Обязательно указывают дату приёма на работу и все важные изменения в процессе трудовой деятельности (смена должности, новая специальность или квалификация), вносят отметку об увольнении. Указывают основания для оформления кадрового события, например, данные приказа.

Как подавать отчёт в ПФР?

Если количество работников юрлица превышает 25 человек, отчёты направляются только в электронном виде, в обязательном порядке заверенные ЭЦП. Организациям и ИП с численностью сотрудников до 25 человек СЗВ-ТД можно подавать как в электронном, так и в бумажном виде. Бумажный документ заверяется подписью руководителя юрлица или его доверенного лица, а в случае с ИП — личной подписью.

Отчитаться перед ПФР работодатель обязан на следующий день после издания приказа о приёме на работу или увольнении. Также необходимо отчитываться ежемесячно до 15 числа о наличии или отсутствии изменений. За нарушение сроков предусмотрены штрафы по ч.2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Прием нового сотрудника

При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:

Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.

Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.

Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.