Как проверить наличие больничного листа

Больничный лист (БЛ) — это основной первичный документ, связанный с выплатами по нетрудоспособности.

На его основании работодатель не только рассчитает полагающуюся сотруднику сумму, но и получает возмещение затрат за счет средств ФСС .

Особенностью БЛ является то, что бухгалтер не может полностью контролировать процесс его оформления. Дело в том, что первую часть документа заполняет врач, и только затем БЛ попадает в организацию, где работает заболевший сотрудник.

Важно!

Сумму выплаты за период нетрудоспособности сотрудника работодатель должен определить на основании данных медицинского учреждения.

Но торопиться производить расчет не следует. Перед начислением ответственный работодатель проверяет больничный лист на подлинность. Как это сделать — рассмотрим в следующем разделе.

Что делать, если обнаружена подделка

Если контроль больничных листов у работодателя выявил подделку, то назначать пособие, естественно, не нужно.

Если же фальшивку обнаружили поздно и перечисление уже прошло, то зачесть или возместить расходы за счет средств ФСС РФ нельзя (подп. 3 п. 1 ст. 11 закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах…»).

В этом случае работодатель может, проверив оплату больничного, взыскать неправомерно полученные средства с сотрудника при следующих выплатах.

Вычет возможен в пределах 20% зарплаты (ст. 138 ТК РФ). Если же сотрудник уволился, не выплатив положенную сумму, то остаток можно взыскать через суд.

Но ситуация с фальшивым БЛ не ограничивается только расчетами между работодателем и сотрудником. Незаконное получение пособия является уголовным преступлением (ст. 159.2 УК РФ). Если же будет доказано, что работник сам участвовал в изготовлении фальшивки, то он может быть привлечен и по ст. 327 УК РФ за подделку документов.

При отсутствии отягчающих обстоятельств максимальные санкции по этим статьям предусмотрены в виде штрафа в сумме до 120 тыс. руб. или лишения свободы на срок до 2 лет.

Рассмотренные деяния, связанные с подделкой БЛ, не относятся к тяжким преступлениям, и закон не предусматривает наказание за их укрывательство. Поэтому работодатель может самостоятельно выбирать — ограничиться ему лишь дисциплинарным взысканием или же обратиться в полицию.

Но если подделку выявили специалисты ФСС РФ, то информация, скорее всего, будет передана в правоохранительные органы.

Больничный успешно прошел проверку — что дальше?

Если больничный настоящий и сотрудник получил свою законную выплату, то далее работодатель взаимодействует с ФСС РФ. В ситуации, когда заболевших сотрудников немного, суммы пособий просто вычитаются из текущих начислений по обязательным страховым взносам.

Но бывает так, что выплаченные пособия превышают размер страховых платежей. Тогда у работодателя появляется право на возмещение за счет средств ФСС РФ.

Чиновники всячески затрудняют процесс возмещения, в ход идут «технические» придирки, затягивание сроков и т.п. Часто после длительной и сложной процедуры в возврате средств все-таки отказывают. Бухгалтеры при этом нередко не хотят тратить силы и нервы на то, чтобы оспорить решение чиновников.

Тогда средства компании «зависают» в фонде на неопределенный срок, а руководство может даже и не подозревать об этом.

Клиенты 1C-Wiseadvice свободны от этих проблем.

Всю черновую работу, связанную с возмещением средств из ФСС , мы делаем сами. Наши специалисты досконально знают как требования закона, так и внутренние регламенты подразделений фонда в разных регионах. Мы имеем богатый опыт преодоления бюрократических препон, поэтому все средства, которые должны вернуться к вам по закону, будут возвращены.

Все больше бизнесменов доверяют нам эту работу, и мы их не подводим: начиная с 2016 года общий объем возмещения средств наших клиентов из ФСС составил более 150 млн руб.

Резюме

Прежде чем начислять пособие на основании больничного листа, следует внимательно изучить этот документ.

Проверить нужно все: начиная от номера и защитных элементов и заканчивая данными, внесенными туда врачом.

Если выявлена подделка, то пособие выплачивать не нужно. В случае, когда фальшивку обнаружили поздно, незаконно полученные средства следует взыскать с работника. Также работодатель может направить информацию и в полицию для возбуждения уголовного дела.

Если больничный прошел проверку и пособие выплачено, то у организации возникает право на возмещение за счет ФСС РФ.

Удаленное оформление больничного в Севастополе

Напоминаем, что в соответствии с приказом Департамента от 29.10.2020 № 1165 беременные женщины и граждане, состоящие на диспансерном наблюдении, могут подать заявку на оформление больничного онлайн при помощи специальной формы: https://sevdz.ru/onlayn-bolnichnyy/

Сделано это для уменьшения нагрузки на врачей и безопасности горожан, которым не придется приходить в больницу в ослабленном состоянии для оформления документов.

Зачем проверять

Листок нетрудоспособности официально подтверждает отсутствие на работе по уважительной причине. Заболевание сотрудника или членов его семьи, длительное лечение, операции, восстановительные процедуры, реабилитация — все это основания для выдачи больничного. Выдают бланк временной нетрудоспособности только официальные медицинские учреждения — государственные больницы и частные клиники, которые лицензированы на выдачу больничных.

А у работодателей есть возможность проверить больничный лист онлайн по штрихкоду или по номеру.

Больничный лист является единственным документом, освобождающим от работы и компенсирующим затраты на лечение. Служащие стараются оформить его не только по назначению, но и для собственной выгоды. Выглядит это так: работник договаривается со знакомым врачом, чтобы на дни своих пропусков (не по болезни) оформить больничный.

Такой вариант возможен и даже не запрещен, но далеко не все врачи готовы идти на такой риск.

Появился вариант оформления поддельных больничных. Обещают, что он выглядит как настоящий. Но это не так.

Опытный бухгалтер отличит подделку от оригинала. Если визуально все в порядке, полученный бланк идентичен верифицированным листкам нетрудоспособности и у специалиста не возникает подозрений, то документ не проверяется. Но доверять только своим ощущениям не стоит, желательно проверить больничный листок на подлинность по всем правилам.

Если вас хоть что-то смущает, то запускайте проверку. Только поторопитесь — у бухгалтера есть 10 дней на отправку расчета, а значит, проверку уложите в этот срок.

Не проверяются электронные больничные листы и регистры, выданные в тех регионах, где действует пилотный проект. В таких случаях больничный направляется сразу в ФСС, где его будут верифицировать сами эксперты Фонда социального страхования.

Способы проверить

Какой-то единой методологии проверки нет. Есть множество способов выявить подделку. Некоторые из них дают четкий результат сразу, другие требуют временных затрат. Если у бухгалтера есть возможность, то лучше воспользоваться не одним, а несколькими проверочными процедурами. Чтобы выявить подделку, можно:

• провести анализ визуальных соответствий, положенных этому бланку строгой отчетности;
• обратиться в медицинское учреждение, выдавшее бланк;
• проверить листок нетрудоспособности по номеру онлайн через территориальное отделение ФСС;
• направить письмо в региональный Фонд социального страхования с просьбой верифицировать больничный;
• проверить по штрихкоду: провести пальцем по поверхности штрихкода или просветить бланк в ультрафиолетовой лампе.

Самый действенный способ — контроль подделок через ФСС. Порой достаточно лишь внешней проверки, поддельные бланки существенно отличаются от оригинальных.

Инструкция: проверяем по внешним признакам

Визуальная проверка — это моментальное выявление подлинности в момент получения больничного листа. Делается это на работе — в кабинете бухгалтера или директора. Вот как проверяют больничный лист на работе:

• сравнивают поданный листок нетрудоспособности с теми бланками, которые были приняты и оплачены ФСС (то есть которые доказано подлинные);
• проверяют все обязательные атрибуты — водяные знаки, микроволокна, микротексты;
• просвечивают документ через ультрафиолет (можно использовать прибор для проверки денег);
• проверяют штрихкод;
• пробуют плотность бумаги.

Листки нетрудоспособности — это бланки строгой отчетности. Его форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития № 347н от 26.04.2011.

Их печатают в специальной типографии, поэтому все они идентичны и имеют определенные визуальные особенности. Правила заполнения листа едины и закреплены на законодательном уровне (Приказ Минздравсоцразвития № 624н от 29.06.2011). Вот что проверяйте сразу при получении документа:

Признак	Оригинальный документ	Поддельный документ
Компания-производитель	ООО «Спец-Бланк – Москва»	Изготовитель отсутствует или называется по-другому
Фоновый цвет	Оттенки голубого и фиолетового цвета. Сам бланк — голубой, осветленный к середине. Края — ближе к фиолетовому	Бледно-голубого или иного оттенка
Цвет ячеек	Желтые	Белые, бежевые, бледно-желтые
Тип бумаги	Плотный и хрустящий документ, похож на денежные знаки	Тонкая, ее легко смять
Поверхность	На оригинале присутствует фоновая сетка (везде, кроме поля «Подпись врача»)	Нет фоновой сетки
Микроволокна	Три вида микроволокон — синие, розовые и светло-зеленые. Синие визуально заметны, остальные видны при просвечивании ультрафиолетом	Нет микроволокон
Микротексты и штрихкод	Микротекст «Листок нетрудоспособности» есть под подписями врача, директора и главного бухгалтера	Нет микротекстов
Номер	Ощутимый и шероховатый двадцатизначный типографский номер	Номер отпечатан на принтере, поэтому не прощупывается
Водяные знаки	Символ ФСС — колосья и буквы Фонд социального страхования	Их либо нет, либо они визуально отличаются от оригинала
Содержание	Без ошибок, открывал и закрывал больничный (вел больного) один и тот же специалист. Название и адрес больницы верны	Ошибки в наименовании и местонахождении больницы. Ф.И.О. врача, диагнозе и т. д.
Печати	Медицинские учреждения всегда проставляют печати на бумажных бланках	Печати либо нет, либо она не соответствует оттиску здравоохранительной организации
Просвечивание через ультрафиолет	При ультрафиолетовом излучении голубые и желтые оттенки становятся красными и зелеными. Инфракрасный свет убирает надписи на бланке	При ультрафиолете ничего не меняется, при инфракрасном излучении текст остается видимым

Больничный лист имеет высокий класс защиты (класс В), поэтому проверить подлинность по визуальным признакам не составит труда. Но этого не всегда достаточно. Для выявления подлинности пользуйтесь специальными сервисами ФСС.

Инструкция: запрос в медучреждение

Вот другой вариант, как проверить больничный лист на подлинность через запрос в медицинское учреждение:

1. Если это коммерческая клиника, позвонить в ФСС (или саму клинику) и уточнить, вправе ли данная здравоохранительная организация выдавать больничные.
2. Если может, то позвонить в саму частную клинику (связаться с лечащим врачом) и узнать, проходил ли конкретный пациент лечение в организации.
3. Если клиника откажется давать информацию (а такое вполне возможно), сославшись на тайну взаимоотношений между пациентом и врачом, сформировать официальный запрос на имя главного врача учреждения. Обязательно приложить копию больничного листа.
4. Организация обязана ответить на официальное обращение, поэтому бухгалтер просто ждет ответа.
5. В случае с государственной поликлиникой или больницей порядок действий аналогичен. Разница лишь в том, что бюджетные медицинские учреждения охотнее предоставляют информацию, так как понимают, чем это грозит.

Проверка подлинности больничного листа в медицинском учреждении — далеко не самый действенный вариант. Процедура долгая, а мошенники научились обходить базовые сложности при взаимодействии с государственными поликлиниками.

Инструкция: проверяем по номеру на сайте ФСС

Самый быстрый и фактически самый точный способ — проверка больничного листа онлайн по номеру. Проверяйте подлинность листка нетрудоспособности на официальном сайте ФСС. Суть в том, что Фонд социального страхования ведет реестр украденных или утерянных больничных листов.

Если проверяемый листок нетрудоспособности попал в этот перечень, он поддельный. У страхователей, подающих отчетность по телекоммуникационным каналам, такая проверка подлинности займет пару минут.

Вот как проверить больничный лист по номеру онлайн на сайте ФСС:

1. Перейти по ссылке на официальный сайт ФСС.
2. Зайти в личный кабинет организации-страхователя.
3. В своем электронном кабинете ввести номер листка и СНИЛС работника.
4. Если больничный подлинный, он отобразится после поиска.
5. Если страхователь ведет электронный документооборот с ФСС, то он там же и заполняет листок нетрудоспособности в поле «Заполняется работодателем». Специалисту надлежит вести всю информацию, подписать ЭЦП и отправить в Фонд соцстраха.

Такая проверка всегда актуальна и точна. Но есть еще один способ проверить подлинность больничного через интернет-ресурсы. На том же официальном сайте ФСС есть перечень недействительных и пропавших больничных листов.

Пользователь входит в этот раздел и скачивает таблицу с реестром утерянных данных.

Если после ввода первых девяти цифр обнаружится совпадение — листок нетрудоспособности поддельный.

Что делать, если проверка на сайте ФСС не дала результатов

Если электронная проверка не отобразила данные о подлинности больничного, но вы все еще сомневаетесь, что перед вами оригинал, обратитесь в ФСС. Этот способ самый корректный. Эксперты ФСС сами свяжутся с медицинским учреждением и проведут проверку на подлинность листка нетрудоспособности.

Минус только один — анализ данных затянется, а бухгалтер обязан рассчитать сотрудника по больничному в течение 10 дней.

Обращение составляется на фирменном бланке с указанием организационных данных страхователя. Форма свободная. Из обязательных условий — включение в содержание письма данных о сотруднике, номере больничного и медицинской организации, выдавшей бланк. К письму прикладывается сам листок нетрудоспособности, причем не копия, а оригинал.

Образец письма в ФСС

Что делать, если больничный поддельный

В случае подачи поддельного больничного есть два варианта развития событий:

1. Если подделка выявлена сразу и по такому листку нетрудоспособности не прошла оплата. Тут все просто. Организация ничего не теряет, о подделке заявляет по своему желанию, виновного наказывает на свое усмотрение.
2. Если бухгалтер провел и оплатил поддельный больничный лист. Обычно такие нарушения выявляют ФСС. В случае проведения оплаты ФСС просто компенсирует расходы страхователя. Работодатель взыскивает ущерб с работника, но размер взыскания не может превышать 20% от его заработка. Все, что больше, взимается через суд.

Что делать с нарушителем, зависит от решения руководства. Если руководитель лоялен к сотруднику, он ограничится предупреждением. Уволить за предоставление поддельного больничного листа не получится.

Что грозит за подделку больничного и его учет

Организации не грозит ничего, кроме некомпенсируемых убытков от выплаты по поддельному листку нетрудоспособности. Их взыскивают на протяжении длительного периода с зарплаты работника или единовременно через суд.

Работник совершил мошеннические действия, поэтому работодатель вправе написать заявление о подделке документов. За такие проступки грозит уголовная ответственность (ст. 159.2, 327 Уголовного кодекса) в виде крупного штрафа или лишения свободы до 2 лет.

Но такое наказание инициирует только руководитель. Если поддельный больничный попадет к сотрудникам ФСС, они вправе обратиться в полицию и потребовать возбуждения уголовного дела.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Где и как найти работодателю больничный лист своего сотрудника

• зайти в личный кабинет страхователя;
• в личном кабинете с левой стороны найти и открыть вкладку «Электронный лист нетрудоспособности» и перейти по ней;
• выбрать услугу «Запросить листок»;
• ввести номер листа нетрудоспособности и СНИЛС работника;
• выбрать сертификат, который удостоверяет права организации на осуществление запроса в Фонде социального страхования;
• открыть нужный документ;
• для внесения сведений выбрать пункт «Заполняется работодателем»;
• заполнить необходимые данные, проверить их корректность и сохранить.

После этого информация сразу же уйдет в ФСС, а на электронном больничном появится пометка «Заполнен работодателем».

• открыть личный кабинет страхователя, созданного при помощи сайта «Госуслуги»;
• в поисковой строке указать номер электронного листа нетрудоспособности работника и СНИЛС;
• заполнить поля, помеченные «Заполняется работодателем/страхователем» и отправить их в ФСС.

• в личном кабинете страхователя нужно запросить ЭЛН по его номеру и данным СНИЛС;
• заполнить поля ЭЛН, так же как и в предыдущих случаях и отправить их в систему.

Как проверить подлинность электронного больничного

• зайти на официальный сайт ФСС с помощью подтвержденной записи на портале «Госуслуги»;
• перейти на нужную вкладку «Недействительные листки нетрудоспособности» и ввести номер электронного документа. Если его здесь не будет, следовательно, ЭЛН является оригинальным.

Проверить электронный больничный может и врач поликлиники.

• зайти на сайт ФСС;
• перейти в «Кабинет МСЭ»;
• выбрать необходимый ЭЛН из списка.

Где и как посмотреть электронный больничный лист работнику

– создать аккаунт и зайти в личный кабинет получателя услуг на сайте ФСС;

найти вкладку «Электронные листы нетрудоспособности»;

• зарегистрироваться и зайти в свой личный кабинет;
• ввести номер СНИЛС.

Вот так можно увидеть все документы в электронном виде и начисленную по ним компенсацию.

Обращаем внимание! Бухгалтерия сможет получить доступ к электронному листу нетрудоспособности и предоставить компенсацию благодаря его номеру. Поэтому на приеме у врача при оформлении бюллетеня работник должен запомнить или записать этот уникальный двенадцатизначный набор цифр, генерируемый специальной программой.

Как узнать номер своего электронного больничного листа в том случае, если он потерян

• в личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• ввести номер СНИЛС.

• в личный кабинет получателя на сайте ФСС, используя те же логин и пароль, что и на портале «Госуслуги»;
• ввести данные СНИЛС.

Работодателю на заметку! Обязанность обрабатывать электронные больничные листы еще не введена. И если бухгалтерия пока не работает с ЭЛН, об этом лучше предупредить трудовой коллектив. В том случае, если работник получит в медицинском учреждении ЭЛН, а работодатель не будет готов его обработать, первому придется возвращаться в медучреждение за бумажным больничным.

Постановление правительства РФ №294 от 18 марта 2020 года

Постановление №294 появилось в тот момент, когда ситуация с коронавирусом в России стала стремительно ухудшаться, именно тогда были предприняты первые ограничительные меры.

Гражданам рекомендовали не покидать свои дома, а все необходимые услуги государства люди смогли получать через интернет, воспользовавшись госпорталом. В итоге с 20 марта 2020 года россияне получили возможность оформлять больничный лист на Госуслугах.

Важные моменты постановления:

• возможность касается только граждан, которые пребывают на карантине по коронавирусу. Это лица, прибывающие из-за границы, и те, кто проживает вместе с ними;
• выплаты пособия по нетрудоспособности начисляются и осуществляются Фондом Социального Страхования (ФСС) на основании электронного больничного листа, подписанного ЭЦП медицинской организации. Его и можно было оформлять через Госуслуги;
• заявление может быть подано за другого человека. Например, пользователь Госуслуг направляет заявление со своего аккаунта на мужа, жену, ребенка, родителя, кого угодно. Указываются все данные того, кому нужен больничный;
• к онлайн-заявлению прикладываются сканы или фото всех необходимых документов;
• сначала заявление попадает в ФСС, на следующий день — в уполномоченную медицинскую организацию. Она в свою очередь формирует электронный листок нетрудоспособности на срок в 14 дней.

Важный момент — эти правила получения больничного через Госуслуги действовали до 1 июля 2020 года в разгар пандемии. На сегодня выдача листов нетрудоспособности проводится стандартно — через лечащего врача.

Так что, если вы хотите получить больничный лист через личный кабинет на Госуслугах, у вас ничего не получится. На данный момент этот сервис прекратил действие. Вам необходимо обращаться в поликлинику по месту жительства.

Личный кабинет гражданина на сайте ФСС

Федеральный Фонд Социального Страхования тоже имеет сайт и предлагает гражданам и работодателям пользоваться личными кабинетами. Вход выполняется на сайте lk.fss.ru. Зайдя на него, пользователь видит два главных раздела:

Для граждан предусмотрен первый вариант — Кабинет получателя услуг. Второй же — это рабочий инструмент работодателя, где он может получать информацию о листках нетрудоспособности работников.

Вход в личный кабинет ФСС выполняется путем авторизации через Госуслуги. То есть и здесь все взаимосвязано, требуется подтвержденный аккаунт на государственном портале.

• просматривать электронные листы нетрудоспособности;
• просматривать сведения по начисленным пособиям;
• изучать сведения по программам реабилитации, подавать заявки;
• отправка и получение информации по заявкам на санаторное лечение;
• просмотр сведений по несчастным случаям и профессиональным заболеваниям;
• формирование различных запросов в ФСС, отслеживание хода дела по ним, ответов.

Если зайти во вкладку электронных больничных листов, откроется информация по всем открытым листам на имя авторизованного пользователя. Кликнув на номер документа, можно просмотреть по нему полную информацию:

Пример того, как выглядит эта страница:

В разделе пособий и выплат можно увидеть финансовую информацию, которая касается электронных листков нетрудоспособности:

Отследить оплату больничного через Госуслуги невозможно. Эта информация есть только в ФСС, и она отражается в личном кабинете застрахованного гражданина.

Как проходит оплата больничного листа

Оплата больничного листа через Госуслуги не проводится, этим вопросом занимается ФСС во взаимодействии с работодателем. Начальный больничный лист по периоду действия не может превышать 15 дней. Если человек не выздоровел за этот период, назначается комиссия, которая принимает решение о дальнейшем продлении документа.

1. Работник передает закрытый больничный лист в бухгалтерию или сообщает номер электронного листа.
2. В течение 5 дней работодатель отправляет сведения в ФСС.
3. В течение 10 дней после получения информации Фонд направляет положенную сумму пособия на счет работника.

В некоторых регионах пособие выплачивает работодатель, а позже получает компенсацию от ФСС. Но с 2022 года все выплаты будет делать только фонд.

Госуслуги и ФСС больничные листы не оформляют. Госпортал может только предоставить сведения о листе. ФСС же занимается сопровождением больничных и регулирует оплату по ним. Бланки же или электронные версии могут выдавать только врачи. Период выдачи через Госуслуги из-за карантина закончился летом 2020 года.

Частые вопросы

Можно ли увидеть в личном кабинете на Госуслугах больничный лист?

Да, если речь об электронном документе. Информация предоставляется по номеру листа, который пациент получает у врача.