Как отправить претензию по почте

Есть два варианта доставки документов: почтовым отправлением или курьерской службой. Перед отправкой уточните, каким письмом отправлять претензию по почте — ценным, с уведомлением или с описью вложений. Обычное письмо в этом случае не подходит: если оно потеряется, адресат не узнает о вашей жалобе и о начале претензионной работы.

А в таком случае суд примет его сторону при разбирательстве.

Инструкция, как отправить претензию:

1. Составьте документ в двух экземплярах. Укажите адресата и суть обращения. Пропишите конкретные требования к нарушителю и обозначьте ответственность за невыполнение обязательств.
2. В почтовом отделении составьте опись вложений по форме Ф-107.
3. Укажите контакты получателя — индекс, адрес, наименование. Опишите все прилагаемые бумаги.
4. Распишитесь на каждом документе.
5. Положите один экземпляр обращения в конверт и запечатайте его.

Лучше отправьте обращение заказным письмом с уведомлением или ценное с уведомлением и описью вложений. Заказное с уведомлением — это когда претензия считается полученной по почте в момент вручения. Адресат обязан расписаться и тем самым подтвердить получение документа.

Ценное с описью вложений и уведомлением о вручении — отправление находится в отделении до того момента, когда адресат не заберет его лично (необходима подпись в специальном бланке). Проблема в том, что получатели не всегда приходят за корреспонденцией — жалоба так и останется в почтовом отделении. Но этот способ самый надежный — отправителю проще всего доказать правоту в суде.

Направьте претензию оптимальным способом по надлежащему адресу. Затем дождитесь ответа или окончания срока для ответа. В работе с претензиями учтите позиции судов и мнения практиков.

После того как заявитель составил претензию, ему нужно:

• выбрать надлежащий способ отправки претензии;
• направить претензию по надлежащему адресу;
• получить ответ на претензию или дождаться окончания срока для ответа.

Верховный суд разъяснил отдельные вопросы досудебного порядка в постановлении Пленума от 22.06.2021 № 18 «О некоторых вопросах досудебного урегулирования споров, рассматриваемых в порядке гражданского и арбитражного судопроизводства» (далее – Постановление ВС № 18). Мы учли разъяснения Верховного суда в рекомендации.

Каким способом направить претензию адресату.

Первый способ: «Почта России».

Претензию отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении, ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении либо телеграммой.

При отправке претензии по почте зафиксируйте факт направления претензии. Это поможет подтвердить в суде соблюдение досудебного порядка. Доказывать в суде получение письма ответчиком не обязательно, поскольку саму претензию адресат может и не получить.

Лучше отправить претензию ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В таком случае сможете подтвердить не только факт отправки письма, но и то, что в конверте вы направили именно претензию, а не чистый лист бумаги. А отправка ценного письма стоит дешевле, чем направить телеграмму.

Чтобы отправить претензию ценным письмом, составьте и заверьте на почте опись вложения в конверт в двух экземплярах, а также уведомление о вручении. Один экземпляр описи оставьте себе, а второй экземпляр работник почты поместит в конверт, после чего запечатает письмо. Опись вложения с отметкой почты поможет доказать, что вы отправили именно претензию, а не что-то другое.

Когда адресат получит претензию, вам вернется уведомление о вручении письма. Если хотите проверить получение, введите на сайте «Почты России» код письма (14 знаков), указанный в квитанции об отправке.

Но если направить претензию не ценным письмом, а заказным, ответчик не сможет сослаться, что истец нарушил порядок отправки претензии. При условии, что стороны не прописали иное в договоре (п. 12 Постановления ВС № 18).

Кроме того, если текст претензии не очень большой, ее можно направить телеграммой. Это позволит:

• обеспечить получение претензии контрагентом на следующий рабочий день;
• зафиксировать текст самой претензии, так как отправителю телеграммы выдают ее копию с отметкой «Почты России».

По какому адресу отправить претензию.

По общему правилу претензию нужно направлять по юридическому адресу организации или по месту жительства гражданина. Адрес организации указан в ЕГРЮЛ, место жительства индивидуального предпринимателя – в ЕГРИП.

Однако если в договоре указан иной адрес для уведомления контрагента, то претензию обязательно нужно направлять по данному адресу.

Претензионный порядок будет соблюденным, если направить претензию по адресу, указанному в договоре. Но целесообразно одновременно направить претензию и по адресу (месту жительства) получателя. Это позволит в дальнейшем минимизировать риск неполучения претензии контрагентом.

С 1 сентября 2013 года в ГК введена общая норма, которая касается юридически значимых сообщений. Все юридически значимые сообщения (заявления, уведомления, извещения, требования и т. д.), которые влекут гражданско-правовые последствия для другого лица, наступают с момента доставки соответствующего сообщения ему или представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было вручено или адресат не ознакомился с ним (ст. 165.1 ГК). Правила этой статьи применяются только в том случае, если другое не предусмотрено законом, условиями сделки либо не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Впоследствии Пленум Верховного суда дополнительно разъяснил, что юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат. Если в юридически значимом сообщении содержится информация об односторонней сделке, то при невручении сообщения по обстоятельствам, зависящим от адресата, считается, что содержание сообщения он воспринял и сделка повлекла желаемые последствия. Например, договор прекратится вследствие одностороннего отказа от его исполнения.

Что делать заявителю после того, как он направил претензию.

После того как вы направили претензию, дождитесь, пока придет ответ или закончится срок для ответа на претензию.

Срок на ответ исчисляйте со дня, следующего за днем отправки претензии, если иной порядок не установлен в договоре. В частности, стороны могут договориться, что срок на ответ течет со дня получения претензии адресатом.

Если рассчитываете решить спор без суда, то имеет смысл связаться с контрагентом и уточнить, ждать вам ответ на претензию или нет, и если ждать, то когда. В таком случае не стоит подавать иск уже на следующий день после того, как истечет срок для ответа, – подождите еще два–три рабочих дня. Если шансов разрешить спор без суда нет, то подавайте иск сразу же, как закончится срок для ответа на претензию.

• Если срок для ответа на претензию исчисляется со дня получения претензии, то сначала проверьте, получил ли контрагент претензию.
• Если отправили претензию в электронном виде, то дата отправки и дата доставки письма совпадают.
• Если отправили претензию курьером, то датой получения претензии будет день, когда курьер доставил письмо по адресу контрагента, а тот принял письмо либо отказался его получать.
• Если отправляете претензию по почте, то датой получения претензии будет день вручения письма, который указан в уведомлении о вручении или на сайте «Почты России», а если эти даты отличаются – самый ранний из таких дней.
• Если контрагент в итоге не пришел на почту, чтобы получить письмо, то датой получения письма будет день, когда почта выслала письмо обратно отправителю. Это вытекает из статьи 165.1 ГК: юридически значимое сообщение получено, если оно поступило адресату, но тот сообщение не получил или с ним не ознакомился.

Через 30 календарных дней после направления претензии, если иной срок не установлен в законе или договоре, истец может обратиться с иском в арбитражный суд.

Как настроить претензионную работу в организации.

Чтобы настроить претензионную работу, нужно издать локальный акт, в котором необходимо прописать:

• какие условия о претензионном порядке компания включает в договор с контрагентами;
• кто рассматривает поступившие в адрес организации претензии и в какой срок дает ответ;
• кто составляет претензии от имени организации;
• кто подписывает претензии.

В частности, можно прописать, что претензии и ответы на них составляют сотрудники юридического отдела, а подписывает их начальник юридического отдела или его заместитель. Срок для ответа – пять рабочих дней. В договорах с контрагентами юристы компании включают сокращенные сроки для досудебного порядка, не более 10 рабочих дней со дня отправки претензии по почте.

Если в компании много сотрудников и отделов, то в положении о документообороте стоит прописать обязанность секретариата оперативно регистрировать поступившие письма в журнале учета поступившей корреспонденции, а затем незамедлительно передавать их в отдел, занимающийся претензионной работой.

С крупными и постоянными контрагентами целесообразно подписать отдельное соглашение об урегулировании спора в досудебном порядке. В этом соглашении можно урегулировать спорные вопросы досудебной работы: сроки отправки претензии и ее рассмотрения, способы отправки претензий, перечень приложений к претензиям и ответам на них, сроки предъявления претензий.

В отношениях с остальными контрагентами условия о досудебном порядке разрешения спора целесообразно включить в договор, отдельное соглашение заключать смысла нет.

Когда нужен досудебный порядок

Соблюдение специального правила (подача претензии) необходимо, если это прямо предусмотрено либо договором между сторонами, либо законом. Так закон устанавливает обязательность претензионной процедуры, в частности, следующих делах:

• изменение или расторжение действующего договора;
• споры по поводу исполнения договоров об оказании услуг связи;
• споры о качестве туристского продукта;
• выплата страхового возмещения (например, страховка ОСАГО).

Установленные правила означают, что если возник спор, сторона по договору направляет другой стороне письменное требование исполнить те или иные обязательства. Что касается изменения или расторжения договора, это также требует соответствующего письменного уведомления. Если порядок не соблюден, суд не будет рассматривать дело.

Пример

Бывшие супруги заключили между собой соглашение об уплате алиментов. Впоследствии ситуация изменилась. Плательщик алиментов стал инвалидом вследствие дорожно-транспортного происшествия. Обеспечивать содержание совместному ребенку в объеме, как того требовало соглашение, он уже не мог. Поэтому предложил бывшей жене изменить соглашение в части размера денежного содержания. Однако последовал отказ, вследствие чего он и обратился в суд. Суд возвратил иск и документы заявителю.

Оказалось, что в числе документов, приложенных к иску, отсутствовали доказательства соблюдения досудебного порядка урегулирования спора. Все переговоры между сторонами по этому вопросу велись исключительно в устном порядке. Чтобы суд принял дело к своему производству, истцу следовало в письменном виде предложить другой стороне внести изменения в договор.

Документальные доказательства этого необходимо было приложить к иску.

Как соблюсти претензионный порядок

Соблюдение предполагает направление письменной претензии. Кроме того, необходимо документально подтвердить этот факт. Претензия может быть направлена по почте.

Самый лучший способ — отправить ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Такой способ докажет не только факт отправки претензии, но и то обстоятельство, что была отправлена именно претензия, а не пустой конверт.

Допускается направление письма и курьерской службой. Также она может быть доставлена адресату лично. В последнем случае требуется на втором экземпляре документа проставить штамп о получении. Это будет свидетельствовать о том, что претензионный порядок в гражданском процессе соблюден стороной, направившей претензию.

В некоторых случаях возможна отправка документа посредством электронной почты. Чтобы такой вариант был законным, заранее необходимо прописать в договоре соответствующую оговорку с указанием адресов электронной почты контрагентов.

Сколько нужно ждать ответа на претензию?

В некоторых случаях срок прямо установлен законом, в некоторых – договором. Например, если есть необходимость направить претензию по поводу испорченного отпуска (качество туристского продукта), то следует знать положения статьи 7 «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации». Данная правовая норма устанавливает 10-дневный срок для ответа на претензию.

Срок для дачи ответа на письменную претензию может быть установлен по договоренности сторон и прописан в договоре. Сторона, которая получила письменное требование, обязана соблюсти этот срок.

Что касается изменения или расторжения договора, то в тексте претензии можно указать, в какой срок другой стороне предлагается ответить на письмо. Если такой оговорки нет, то действует правило, установленное статьей 452 Гражданского кодекса РФ. Там говорится о 30-дневном сроке.

Если же нигде о сроках не говорится, то нужно исходить из принципов разумности. Таковыми можно считать 2-3 недели.

Что делать, если ответа не последовало?

Как только истек срок, установленный для ответа на письменное требование, можно начинать подготовку к судебному разбирательству. Это распространяется и на случаи, когда ответ получен, но он отрицательный. Как правило, заявитель готовит иск, где излагает свои требования и собирает документы, которые их обосновывают.

Истцу нужно помнить, что копии иска и документов должны быть заранее (до обращения в суд) направлены в адрес противной стороны. Доказательства отправки должны быть в числе документов, прилагаемых к иску. Также нужно не забыть приложить копию претензии и доказательства ее отправки.