Должностная карта сотрудника

Но есть и сходства: оба документа нацелены на устранение путаницы в обязанностях сотрудников, помогают компании оценивать сотрудников в соответствии с четко установленными стандартами и принимать обоснованные решения относительно того, какие сотрудники нуждаются в вознаграждениях, продвижении по службе, а какие не так успешно выполняют задачи, необходимые для их роли.

Определение компетенций

Этому пункту стоит уделить особое внимание. В карте должности вы можете указать компетенции связанные с должностью, сосредоточив внимание как на требуемых, так и на желаемых компетенциях. Постарайтесь включить от семи до десяти компетенций с подробным описанием или пунктами, объясняющими каждую из них.

Чтобы вы и сотрудник или кандидат на позицию были на одной «волне». Составить точный список вам помогут наблюдение за сотрудниками, выполняющими аналогичные задачи или консультации с руководителями отделов.

Общие/организационные компетенции

Компетенции можно разбить на две основные категории. Первая группа — общие или организационные компетенции, которые представляют собой навыки, знания и нормы поведения, которые должны демонстрировать все сотрудники организации.

Эти компетенции должны отражать общие цели, задачи и миссию компании. Подходящей организационной компетенцией для компании, которая занимается обслуживанием клиентов, например, может быть «навык выстраивать межличностные отношения». Это означает, что все сотрудники должны уметь устанавливать открытую коммуникацию, быть в партнёрстве и способствовать достижению целей организации.

Конкретные/индивидуальные компетенции

Вторая категория компетенций — навыки, знания и умения, характерные для конкретной должности. Например, супервайзер по обслуживанию розничных клиентов должен уметь обучать членов своей команды, четко определяя их цели и ожидания, делясь конструктивной обратной связью.

Пример карты должности

• Обязанности
• Консультирование клиентов по ассортименту
• Разъяснение технических параметров товара
• Ведение отчетности
• Поиск и привлечение потенциальных клиентов

• Знание ПК
• Знание программного обеспечения для учета
• Знание цен аналогичных товаров на рынке

• Увеличение клиентской базы
• Умение вести переговоры

• Увеличение продаж 3%
• Привлечение новых клиентов 15 чел. в месяц

• Образование – высшее, специализация менеджер, экономист
• Опыт работы в сфере продаж – не менее 1 года
• Водительские права В категории

Составление карты должности потребует вложений времени, но составив и применив её один раз, все усилия окупятся. Но как и любой другой документ, карту нужно актуализировать в соответствии с рынком, тенденциями и новыми технологиями.

Зачем нужна должностная карта?

Она помогает понять:

1. Какую зону ответственности вы можете взять на себя, а от чего — отказаться.
2. Какую цель вы должны достигать регулярно и не забывать о задачах, которые помогут добиваться этого.
3. Какой круг задач необходимо решать вам на постоянной основе.
4. По каким критериям будет оцениваться ваша деятельность руководителем.

Очень важно отнестись к созданию должностной карты со всей серьезностью, потому что именно она является залогом построения правильной KPI-мотивации и представляет собой динамичный инструмент, который отображает реальный функционал каждого члена команды.

Как составлять должностную карту?

Правильно составлять должностную карту — самостоятельно и лучше всего делать это в программах для интеллект-карт или диаграмма связей (список которых вы уже имеете). В них вы сможете легко изменять, дополнять, структурировать информацию. Алгоритм построения должностной карты:

Шаг 1. Мозговой штурм. В центре карты нужно написать должность и приступить к мозговому штурму – в течение нескольких дней вспоминайте абсолютно все задачи, обязанности, которые делаете и заполняйте карту. Затем — объедините функции по рубрикам и продолжите добавлять свою карту.

Шаг 2. Дополняем карту задачами из системы. Здесь на помощь придет Битрикс24, потому что там зафиксированы абсолютно все задачи, которые выполняет любой из сотрудников.

Шаг 3. Выполните хронометраж. Это поможет выявить те задачи, на которые вы, вероятнее всего, не обратили внимания и не внесли их в карту, хотя постоянно делаете. Это возможно из-за того, что не придаете значения таким заданиям, находитесь «в потоке».

Шаг 4. Подробное описание всех функций. Пропишите, что включает каждая из функций.

Шаг 5. Структурируйте. На этом этапе важно выявить повторы, распределить все пункты по группам, удалить те задачи, которые были лишь единожды и не повторялись, либо же наоборот – зафиксируйте те, которые вы выполнили только 1 раз и хотели бы в дальнейшем получать такие задания.

Шаг 6. Отдайте составленную должностную карту руководителю. Он сможет проанализировать ее и снять лишние задачи, автоматизировать некоторые из них.

Если же должностную карту составлял кто-то из сотрудников, то он передает ее вам на проверку, чтобы вы могли по системе Бирикс24 отследить, все ли функции он вписал, а затем уже передать ее руководителю.

Функциональные обязанности

В основе карты должности лежит перечень функциональных обязанностей. Это список задач, которые работнику предстоит выполнять. При формировании списка обязанностей учитывается карта рабочего дня, то есть распорядок и все выполняемые процессы.

Карта должности выгодна и работодателю, и сотрудникам. HR-специалист сравнивает резюме кандидата с картой и определяет, подходит ли тот на должность. Если требования совпадают с качествами соискателя, то HR-работник приглашает его на собеседование и трудоустраивает. Но если видны явные расхождения, то на кандидата не тратят время.

Сотруднику тоже гораздо проще работать, когда есть перечень должностных обязанностей. Из списка работник видит, ему предстоит делать. С первого дня в компании он начинает приносить предприятию экономическую выгоду. Благодаря этому новичок чувствует себя уверенно, а значит, более лояльно относится к работодателю.

Создание должностного функционала

Главная ошибка в большинстве должностных инструкций заключается в их излишнем формализме и завышенном объеме. Информация тяжело воспринимается как исполнителем, так и работодателем, что мешает обеим сторонам сконцентрироваться на важным моментах. Поэтому вместо должностных инструкций рекомендуется использовать должностной функционал или карту должности.

Этот документ можно уместить в 1–2 листа.

Карта используется при открытии новой вакансии, при составлении программ обучения новичков и опытных сотрудников, а также при оценке работников для выплаты премий. Вот что регулирует документ:

• цели, которые необходимо достигать ежемесячно или ежеквартально;
• зоны ответственности, которые берет на себя каждый сотрудник;
• порядок подчинения, иерархию сотрудников;
• перечень поставленных задач;
• критерии для оценки работы и расчета премии.

С помощью карты должности можно решить несколько задач:

• подобрать среди всех соискателей того кандидата, который максимально соответствует профилю должности, то есть сможет эффективно выполнять задачи;
• оценить конкретного кандидата или уже действующего члена команды;
• построить комплексную систему обучения персонала;
• сформировать кадровый резерв;
• убрать из коллектива функциональные конфликты, когда сотрудники не могут поделить обязанности;
• справедливо рассчитать размер оклада, премий по KPI для каждой должности.

Дополнительные методы формирования карты должности

Существует несколько дополнительных приемов, с помощью которых можно повысить эффективность от карты должности. Например, можно при составлении документа взять за основу конкурентов. Необходимо найти компанию, у которой уже есть эффективный перечень функциональных обязанностей.

Профиль должности, особенности оценки, требования и другие детали переносятся в свой документ.

Вместе с этим можно провести интервью со своим персоналом. В каждом отделе необходимо найти наиболее продуктивных работников. Важно понять, что их объединяет.

Возможно, у них схожее образование, опыт работы или уровень компетенций. Эти же требования нужно предъявлять ко всем соискателям на свободные аналогичные вакансии. Затем необходимо сформировать карту рабочего дня лучших сотрудников.

Важно понять, какими процессами они занимаются на протяжении своей рабочей смены и сколько времени тратят на каждое полезное действие. На основе полученных данных можно сформировать обязанности для других работников.

Если у руководителя нет времени на составление карты должности, но хочется получить выгоды от ее использования, он может обратиться к сторонним специалистам. Например, в консалтинговую компании или к частному эксперту. Они сформируют требования к сотрудникам, чтобы те приносили максимум прибыли работодателю.

Наличие ДИС – это обязанность предприятия?

В соответствии с действующим законодательством, наличие ДИС является обязанностью только государственных учреждений. Также существуют отраслевые нормативы, регламентирующие должностные обязанности некоторых специальностей (пример — медицинские работники или представители частной охраны).

Все остальные организации не обязаны использовать ДИС в своей работе. Решение о внедрении такого документа в HR-процессы принимает сама компания, если у нее есть соответствующая потребность. Отметим, что на предприятиях с количеством сотрудников свыше 150 человек не обойтись без ДИС, т.к.

именно этот инструмент позволяет должным образом следить за содержанием обязанностей и качеством их исполнения.

В каких случаях пригодится ДИС?

Наличие такого документа полезно не только для работника, но и для работодателя. Рассмотрим стандартные случаи, в которых любой из сторон трудовых отношений желательно иметь в наличии ДИС:

Судебное разбирательство между работодателем и сотрудником. Подписанные ДИС предоставляют в качестве доказательства исполненных или неисполненных должностных обязанностей.

Обоснование отказа в трудоустройстве на должность. Ссылаясь на пункты ДИС, можно доказать, что кандидат не соответствует требованиям работодателя и не обладает достаточной компетенцией.

Проверка квалификации работника в рамках испытательного срока. Установленные при устройстве на работу должностные обязанности позволяют своевременно оценить навыки сотрудника и определить его соответствие занимаемой должности.

Распределение и конкретизация функционала работников. Четкие и понятные ДИС позволяют избежать рабочих конфликтов, связанных с размытыми границами ответственности и не совсем правильным распределением нагрузки между сотрудниками.

Как проверить будущего сотрудника?

Должностная инструкция может защитить компанию от многих HR-рисков, возникающих после трудоустройства нового сотрудника. Но не менее рациональным подходом является всесторонняя проверка физического лица до заключения с ним трудовых отношений. Именно для этих целей Цифровая платформа СберКорус разработала Сервис проверки физических лиц (СПФЛ), который позволяет получить всю необходимую информацию о будущем работнике: подлинность паспорта и документов об образовании, подтверждение трудового опыта, наличие правонарушений, исполнительных производств, процессов банкротства и многое другое.

Функционал сервиса помогает бизнесу отсеивать нежелательных кандидатов и сокращать риски трудоустройства человека с сомнительными характеристиками.

По какому шаблону заполнять ДИС?

Законодательством не утвержден единый формуляр должностной инструкции, поэтому она может быть написана в свободной форме.

Стандартная ДИС должна состоять из следующих основных разделов:

общая информация о работодателе и сотруднике;

сведения о должностных лицах, которым подчиняется работник;

требования к образованию, квалификации, трудовому опыту;

перечень должностных обязанностей и прав работника;

сведения об уровне ответственности (в т.ч. материальной) в случае нарушения положений ДИС.

Также следует сделать отметки о месте составления ДИС и о должностных лицах, уполномоченных ее утверждать. Не забывайте, что без подписей сторон документ не будет иметь юридической силы.

Как выглядит процесс утверждения ДИС?

Кто должен отвечать за составление и оформление должностной инструкции – в законе не установлено. Но подписывать и утверждать ДИС имеет право только руководитель. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 порядок утверждения такой: в правом верхнем углу документ должен содержать печатный гриф «Утверждаю», также указываются сведения об уполномоченном руководителе и его должности.

Если вышеуказанный гриф отсутствует, то для утверждения ДИС составляются отдельные приказы. Работник и руководитель должны проставить свои подписи в документе.