Что такое объяснительная записка

Что это. Объяснительная записка — это письменные объяснения работника о причинах совершенного проступка, который грозит дисциплинарным взысканием.

Вправе ли работодатель запрашивать объяснительную записку. Работодатель может потребовать от работников объяснений на основании ст.193 Трудового кодекса. Без объяснительной записки сотрудника не вправе привлекать к дисциплинарной ответственности.

Запрос объяснительной является обязательным при проведении любого служебного расследования. Если работодатель считает работника виновным в каком-либо проступке, то перед тем как его наказать, нужно потребовать объяснений.

Только после этого работодатель может предъявить одно из дисциплинарных взысканий: замечание, увольнение или выговор.

Кто может потребовать объяснительную записку от работника. Однозначного ответа нет – все зависит от размеров организации и причины оформления записки. В небольших компаниях объяснительную запрашивает руководитель, на крупных предприятиях это может быть начальник цеха, управления, отдела и участка.

Как запросить объяснительную записку. Работодатель может запросить объяснительную в письменной или устной форме. Законодательно этот аспект никак не урегулирован. Но руководители предпочитают передавать свои требования в письменном виде, чтобы иметь доказательства на случай судебных споров.

Если работник уклоняется от получения запроса, то работодатель может передать его по смс, на электронную почту, заказным письмом и пр.

С какой целью. На основании объяснительной записки определяется степень вины работника в нарушении трудового законодательства. Работодатель не может сразу назначить наказание для сотрудников.

Работник наделен правом изложить свою версию случившегося и реабилитироваться в глазах начальника и работодатель обязан ее учесть при принятии решения о выборе наказания.

После получения объяснительной работодатель может:

• отказаться от дисциплинарного взыскания, если сочтет доводы работника убедительными;
• изменить способ наказания: например, вместо увольнения ограничиться устным замечанием;
• издать приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Причины оформления. Объяснительную чаще всего запрашивают в таких обстоятельствах:

• опоздание на работу;
• длительное отсутствие на рабочем месте;
• нарушение правил охраны труда;
• неисполнение поручений руководителя;
• представление недостоверных данных руководству;
• нахождение на работе в нетрезвом состоянии;
• причинение ущерба имуществу работодателю.

Чем отличается объяснительная от пояснительной записки на работе. Объяснительную записку запрашивают по факту какого-либо нарушения, тогда как пояснительная – это внутренний документ в компании, в котором работник излагает справочную информацию и вносит свои предложения (например, по премированию или отправке в служебную командировку).

Как составить объяснительную записку

Объяснительную записку можно оформить в печатном виде или от руки. Обязательный к применению формат законодательно не установлен.

Как составить. Объяснительная готовится в свободной форме и должна содержать:

• наименование компании;
• адресант записки;
• ФИО, должность и подразделение работника;
• наименование документа: «Объяснителная»;
• описание ситуации или нарушения, место и время события (например, опоздание на 30 минут или отсутствие на рабочем месте);
• причина подготовки объяснительной (по запросу руководства);
• отношение работника к совершаемым действиям (признание вины или, напротив, отказ признавать вину), мотивы поступка;
• мнение сотрудника о необходимости привлечения его к ответственности;
• дата и подпись.

Важно: нельзя писать объяснительную «под диктовку» руководства, это может сыграть против самого работника.

Какие причины можно указать в объяснительной:

1. Опоздание – вина транспортной компании, коммунальная авария, ДТП, полученная травма.
2. Прогул – плохое самочувствие, выполнение поручений руководителя, семейные обстоятельства, заболел ребенок.
3. Несданный отчет – отсутствие или неработоспособность ПО, не понял задачу, не успел проверить на ошибки.
4. Другие проступки – вина другого работника.

На кого пишется. Адресантом объяснительной записки может быть начальник отдела, генеральный директор в зависимости от специфики работы компании, либо другой человек, который по должностной инструкции может принимать решения о наказании.

Какие документы нужно приложить к объяснительной. Прилагать документы не обязательно, но для подтверждения указанных в записке доводов – желательно. Так, можно приложит справку из травмпункта об обращении за медицинской помощью, из управляющей компании о коммунальной аварии, справку о ДТП и пр.

В какой срок нужно написать. На подготовку объяснительной у работника есть два дня (на основании ст.193 Трудового кодекса). Если сотрудник находится в отпуске или на больничном, то сроки отчитываются только после их окончания. Отозвать работника из отпуска для дачи объяснений работодатель не вправе.

Если работник передал объяснительную через неделю или месяц, то работодатель может не учитывать изложенные в ней доводы.

Как передать. Записка передается лично работодателю. Он должен присвоить ей входящий номер и зарегистрировать в журнале. Второй экземпляр документа работник с отметкой о вручении работник может оставить у себя и использовать при дальнейшем урегулировании споров.

Может ли работодатель отказаться принимать объяснительную. Нет. И более того – работодателю это не выгодно, так как у работника появится дополнительный аргумент, чтобы оспорить дисциплинарное взыскание.

Что в результате. Объяснительная записка не служит однозначным основанием для освобождения работника от ответственности. Работодатель сам решает, какие доводы можно учесть в качестве уважительной причины, а какие – нет.

Если работодатель посчитал изложенные доводы не убедительными, то на привлечение сотрудника к дисциплинарной ответственности у него будет не более 30 дней.

Сотрудник имеет право обжаловать последовавшее наказание в виде выговора или увольнения в трудовой инспекции или через суд.

Сколько должны хранить объяснительные. Работодатель обязан обеспечить хранение объяснительных записок: о нарушении внутреннего распорядка – до 1 года, трудовой дисциплины – до трех лет.

Можно ли отказаться писать объяснительную

Обязательно ли писать объяснительную. Нет, работник может отказаться давать разъяснения, если посчитает, что они могут ему навредить или считает их лишенным смысла (на основании 192 Трудового кодекса).

Отказ от написания объяснительной не означает признание им вины и не позволяет работодателю на основании этого акта объявить работнику выговор или уволить его. Но: непред­став­ле­ние ра­бот­ни­ком объ­яс­не­ний не препятствует при­ме­не­нию дис­ци­пли­нар­но­го взыс­ка­ния (ст. 193 Трудового кодекса).

Работнику нужно понимать, что объяснительная записка оформляется в его интересах и помогает ему отстоять свою позицию.

Нужно ли оформлять письменный отказ. Оформление письменного отказа от написания объяснительной не является обязательным. Если работник не передаст объяснения в течение 2 дней, то это приравнивается к отсутствию объяснительной.

Что делать работодателю, если работник отказался писать объяснительную. Если работник не писал объяснительную, то об этом готовят специальный акт. Он содержит указания на нарушения трудовой дисциплины, которые работник отказался пояснять; причины отказа, регистрационные данные заявителя и дату подготовки документа.

В акте ставит подпись комиссия, состоящая как минимум из 3 человек. Работника знакомят с содержанием акта под подпись.

Для чего пишут объяснительную записку?

Ст. 193 ТК РФ ясно дает понять, что объяснительные записки на имя директора тесно связаны с совершением работником противоправных действий либо невыполнением служебных обязанностей.

Кроме того, человек может быть нарушителем правил внутреннего трудового распорядка на предприятии. В этой ситуации начальник вправе наложить на подчиненного дисциплинарное взыскание. Перед этим он требует от работника разъяснений. И последний обязан написать объяснительную.

Причины, которые побуждают писать записку начальнику, следующие:

1. Опоздание. Причины этого могут разными: уважительные и неуважительные. Работник в записке должен четко рассказать, по какой причине он не пришел вовремя. На основе его рассказа начальник делает выводы о том, были ли причины уважительными.
2. Работник не выполняет служебные обязанности или трудится, но не в полном объеме.
3. Прогул.
4. Получение человеком травм на производстве, во время рабочего процесса, по собственной халатности.
5. Невыполнение поручения, данного ему начальником.
6. Нахождение на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
7. Нарушение правил техники безопасности и т.д.

Виды и форма объяснительных записок

Объяснение в письменном виде работодатели требуют в случае, если нужно доказать уважительные причины произошедшего. Перед тем, как применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, нужно разобраться в причинах проступка.

Как написать объяснительную? Каждый подобный документ должен содержать информацию о том, что произошло. Если вины сотрудника в его действиях нет, работодатель должен четко это понимать.

Виды записок зависят от проступка. Различают:

• о невыполнении служебных обязанностей;
• о невыходе на место трудовой деятельности;
• о несвоевременном предоставлении документов;
• об отсутствии на рабочем месте;
• о невыполнении плана продажи и т.д.

Содержание записки зависит от направления деятельности фирмы, вида проступка подчиненного.

В записку обязательно включаются реквизиты:

• название предприятия, где трудится человек;
• адресат, которым выступает руководитель фирмы;
• сам сотрудник;
• название документа;
• регистрационный №;
• текст;
• день написания;
• подпись провинившегося сотрудника.

По итогам рассмотрения фактических обстоятельств, изложенных в документе, записки делятся на оправдательные и объяснительные.

1. Оправдательный документ содержит причины, которые привели работника к неверным действиям или, наоборот, к бездействию.
2. Объяснительный: сотрудник поясняет действия других лиц, а также собственные, указывая на факты, которые привели к конкретной ситуации, они произошли помимо его желания.

Сроки написания объяснительной записки

На написание объяснительной по ст. 193 ТК РФ дается два дня. При этом учитывается график работы сотрудника.

Объяснение пишется в ситуации, если сотруднику был предоставлен акт или другой документ о совершенном сотрудником нарушении. Либо поступила просьба в письменном виде от руководства с описанием причин совершенного проступка.

Гражданин может потребовать заверенную копию объяснительной. Работодатель обязан отдать ее.

Юридическая сила объяснительной записки

Работодателю необходимо принять обоснованное решение о степени виновности сотрудника, получить объяснение в письменном виде. А также провести служебное расследование. Начальник требует изложить обстоятельства рассматриваемого дела на бумаге.

Как писать объяснительную записку? Документ выступает основой для принятия правового решения, так как позволяет:

• оценить ситуацию, полно и всестороннее;
• выявить тех, кто виновен в правонарушении;
• принять меры по предупреждению ситуации в дальнейшем;
• купировать трудовые споры;
• наказать или отменить санкции в отношении виновного человека.

Как грамотно написать объяснительную? Чтобы документ обрел статус юридически грамотного, необходимо соблюсти все формальности. Тем не менее, записка имеет исключительно информационный, но не доказательственный характер.

Как правильно написать объяснительную записку?

Как пишется объяснительная? Строгие правила ее составления отсутствуют. Но на практике в записке указываются реквизиты. Если какой-нибудь из них отсутствует, то работника заставят переписать документ. В качестве обязательных пунктов выступают:

• наименование фирмы;
• фамилия, имя, отчество руководителя;
• сотрудник и его данные;
• как называется документ;
• регистрационный №;
• изложение фактических обстоятельств дела;
• дата написания;
• подпись провинившегося сотрудника.

СПРАВКА: как написать объяснительную на работе? Текст бумаги должен быть официально-деловым. Работник не должен выражать в нем эмоции, а также использовать бытовые выражения.

Объяснительная в школу

Ребенок может отсутствовать на уроке или в школе по семейным и иным обстоятельствам. Администрация учебного заведения в лице классного руководителя требует объяснительной записки от законных представителей несовершеннолетнего.

Объяснительная в школу – где взять образец и как написать? В этом документе нет ничего сложного, пишется на обычном листе, вверху прописывается адресат, в середине – слова «объяснительная записка». Самое главное – отразить причины отсутствия ребенка в школе, а также подписать бумагу с расшифровкой. Поставить дату написания.

Объяснительная в институт

Составляется по аналогии со школой. Если у абитуриента требуют объяснения по поводу того, почему он не посетил занятие либо повел себя неподобающим образом, родители должны написать заявление. Если студенту исполнилось 18 лет, он дееспособен, то объяснять причины своего поведения будет он сам.

Объяснительная в полицию

Гражданин имеет право ничего не объяснять полиции. В ситуации с правоохранительными органами даются объяснения по повестке (ст. 211, ч.

2). В ней указывается, в рамках какого дела вызван человек в отделение полиции и в качестве кого. Кроме того, указаны последствия неявки без причин, которые покажутся сотрудникам органов уважительными.

Остальные объяснения вне определенной категории дел гражданин имеет право не давать!

Объяснительная на работу

Образцов объяснительных на работу и указаний на то, как их писать, много в интернете. Работодатель имеет право потребовать от подчиненного объяснений по поводу происшествия на предприятии. Вариантов много: авария, опоздание, прогул, состояние алкогольного опьянения.

На написание записки человеку дается 2 дня. Документ пишется от руки. В законе нет прямого запрета на его составление на ПК, но работодатели предпочитают брать от сотрудников рукописный вариант. В записке должны быть отражены фактические обстоятельства дела, а также обязательные реквизиты.