Акт передачи материальных ценностей

Договор хранения обычно подразумевает всего двух участников: поклажедатель и хранитель. Одна сторона отвечает за передачу имущества, а другая, соответственно, принимает материальные ценности, а также обязательства по обеспечению прежнего состояния на протяжении периода, указанного в заключенном договоре. Хранитель не имеет полномочий для передачи доверенного имущества в эксплуатацию другим юридическим и физическим лицам, если этого не подтверждает поклажедатель.

• Непрофессиональные, предоставляют свои услуги бесплатно. К подобным организациям имеют отношение библиотеки или гардеробные помещения в различных общественных местах.
• Профессиональные хранители занимаются оказанием подобных услуг на регулярной основе за фиксированную плату. К профессиональной категории относятся ломбарды, банки, камеры хранения и т.п.

Как составляется документ

Когда подписывается заполненный бланк, хранитель обязуется нести полноценную ответственность. Правила возмещения ущерба, нанесенного хранителем при вероятном повреждении ТМЦ обязательно должны быть указаны в тексте заключенной договоренности. Акт приема или передачи ТМЦ при смене мол должен соответствовать форме МХ-1, образец которой упоминается в данной статье.

Нужно понимать, что образец документа, соответствующий форме МХ-1 считается унифицированным примером справки о приеме-передаче ТМЦ. Такую форму необходимо корректировать в соответствии с особенностями передаваемых товаров. Обе стороны-участника сделки обязаны поставить свои подписи после оформления акта.

Хранитель обязуется создать необходимые условия для сбережения целостности материальных ценностей. В случае повреждения переданного объекта хранитель обязуется возместить причиненный ущерб, оплатив стоимость, которая указывается поклажедателем, когда оформляется акт.

Материально ответственное лицо

С материально ответственным лицом (МОЛ) работодатель заключает договор о полной материальной ответственности. В соответствии с этим документом работник должен будет из своего кармана возместить стоимость товарно-материальных ценностей в случае их утраты, порчи. Обычно такими сотрудниками являются заведующие хозяйством, кладовщики.

МОЛ всегда присутствует при проведении инвентаризации в помещении, в котором хранятся вверенные ему объекты. Завхоз не входит в состав комиссии, проводящей проверку, однако следит за правильность и законностью проведения процедуры. По факту окончания мероприятия сотруднику вручают один экземпляр акта.

Смена лица на должности

Передача материальных ценностей от одного МОЛ другому происходит всегда при смене сотрудника на должности. Старый работник может уволиться, перевестись и так далее. Как только будет найден соискатель, необходимо провести определённую процедуру.

По факту смены МОЛ производится инвентаризация всех имеющихся на складе объектов. Так предприятие получит полную опись хранящегося имущества. Новый сотрудник не заинтересован в том, чтобы брать ответственность за фактически отсутствующие на складе товары.

Именно поэтому лицо должно со всей внимательностью подойти к составлению акта приёма-передачи. Расписываться нужно только за то имущество, которое действительно в наличии.

Процедура

Процедура смены МОЛ всегда берёт своё начало с приказа руководителя организации. Сформированная комиссия проведёт инвентаризацию, после чего мероприятие может получит один из двух вариантов развития: нынешний сотрудник передаёт ценности директору организации, а тот в свою очередь передаст их новому лицу или ТМЦ передаются сразу же новому работнику. Этот момент зависит от тонкостей документооборота и учёта на предприятии.

Второй вариант видится удобнее. В настоящем материале будет рассмотрен именно он.

Кто актирует процесс

Закон не содержит указания на конкретную сторону, в чьи обязанности войдёт составление акта приёма-передачи. Этот вопрос решается работниками непосредственно на месте. Обычно бремя по написанию бумаги ложится на передающую сторону.

Предыдущее МОЛ как бы предоставляет отчёт о передаваемых ценностей, знакомит нового сотрудника со складом, вводит в курс дел. Отметим, что сведения в акт заносятся на основании уже составленной к этому моменту инвентаризационной описи.

Кто бы ни писал официальную бумагу, человек должен обладать определёнными навыками работы с документами, чтобы не допустить при её составлении критических ошибок. Несколько неточностей могут привести к ничтожности подписанного сторонами акта. Следует подойти к этому вопросу со всей внимательностью.

Форма документа

В настоящий момент любой документ, регулирующий внутреннюю деятельность организации, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи МЦ от одного МОЛ другому относится именно к этой категории бумаг и не является исключением из общего правила. Более того, компания вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его в учётной политике и использовать на постоянной основе.

Отметим, что свободная форма акта также предъявляет определённые требования к его содержанию, а именно:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место, номер);
• подписи ответственных лиц подлежат расшифровке;
• соблюдение чёткой структуры (реквизиты, предмет, автографы).

Написать официальную бумагу рекомендуется на фирменном бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4. Ответственным лицам предоставляется два варианта изложения текста: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописный при помощи компьютерных средств. Этот вопрос решает составитель с учётом особенностей документооборота в компании.

По общему правилу способ написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги, тем не менее на практике предпочтение отдаётся именно печатному варианту. Так документ будет иметь более презентабельный вид, а стороны страхуют себя от лишних ошибок в почерке.

Объясняем, как правильно составить акт

Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, обозначаем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления. Далее обозначаем ФИО ответственных сотрудников, их должности на предприятии, а также паспортные данные.

В качестве допустимого минимума достаточно будет указать только серию и номер паспорта. Более подробная информация прописана в трудовом договоре.

Ниже по документу утверждаем, что одно лицо фактически передало, а другое в свою очередь приняло имущество. Ссылаемся на приказ руководителя, инвентаризационную опись, трудовой договор нового сотрудника, в котором прописаны положения о его материальной ответственности. В этом же блоке перечисляем полный перечень ценностей в виде таблицы.

Работоспособность и текущее состояние объектов должно быть заверено третьими лицами. Для этого при инвентаризации проводится соответствующий осмотр. В самом акте ссылаемся на проверку. Следующим шагом указываем количество составленных экземпляров. Всего их должно быть три, по одному для ответственных лиц, а третий – в бухгалтерию.

Примерный образец

Как только все вышеуказанные моменты будут прописаны, можно переходить к подписания. Своими автографами (с расшифровкой) официальную бумагу должны заверить оба сотрудника.

Общая информация

Компания любой ОПФ обладает какими-то активами, и их важно не только надежно охранять, но и эффективно эксплуатировать. Для этого следует четко их контролировать, передавать их во временное владение другим юридическим лицам (без смены права собственности), если это будет экономически выгодно, и отражать данный факт в сопутствующей документации предприятия.

Внимание, законодательство не обязывает использовать какую-то одну стандартную форму. Любая организация вправе разработать собственный, удобный для сотрудников и в принципе простой образец акта приема-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) — главное, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты, полный список которых мы приведем ниже. Если же на это нет времени, можно поступить еще логичнее, и заполнять форму МХ-1, ведь она обладает сразу несколькими преимуществами:

• традиционная для практики документооборота и поэтому привычная для представителей самых разных инстанций;
• унифицированная и за счет этого понятная;
• удобная для корректировки — не проблема добавить в нее нужные данные или удалить лишние.

На практике именно ей отдает предпочтение большинство компаний, поэтому ее можно считать стандартом. Помните только, что ее необходимо в любом случае заверить, чтобы она соответствовала учетной политике предприятия.

Для чего требуется акт о передаче материальных ценностей

Он является доказательством факта смены пользователя имуществом. Безошибочное его оформление подразумевает, что обязательства по сохранности актива будет нести получатель, которому и придется выплачивать возмещение при потере или получении ущерба. Имя его на руках, можно смело обращаться в суд с исковым заявлением — для взыскания соответствующей суммы с виновной стороны.

Тот, кто отдает что-либо на время, считается поклажедателем, тот, кто получает — хранителем. Информация об этих юридических лицах в обязательном порядке прописывается в деловой бумаге, вместе с периодом и условиями действия соглашения. Сразу по истечении оговоренного срока создается еще один документ — говорящий о возвращении имущества.

При выполнении внешних операций его составляют в качестве приложения к заключаемому хозяйственному договору. Также он помогает зафиксировать факт направления актива от одного структурного подразделения компании к другому, в результате чего упрощается контроль перемещаемых объектов (особенно когда филиалы территориально удалены от головного офиса и администраций). Такой подход позволяет не ездить за деловыми бумагами и не возить их с собой, а пользоваться теми из них, что есть на месте.

Для чего нужен акт приёма передачи ТМЦ

Рассмотрим, при каких обстоятельствах составляется приемно-сдаточный акт:

1. Несовпадение по численности и по параметрам ТМЦ.
2. Приход ТМЦ без документов.
3. Передача ТМЦ на ответственное хранение.
4. Передача активов по соглашению комиссии.
5. Передача ТМЦ внутри учреждения между отделами или материально ответственными работниками.
6. Передача ТМЦ во временное хранение.

Приведённый ниже пример документа можно использовать вместе с приёмопередаточным актом на хранение (форма МХ-1).

Приём продукции по накладной предполагает возможность того, что поставленный товар не соответствует количеству, отображенной накладной. При этом бывают обстоятельства, когда фактическое количество продукции не совпадает с заявленным. Для предъявления претензии продавцу, требуется отобразить данное обстоятельство в приёмопередаточном акте с фиксацией выявленных расхождений.

Прием некоторых видов ТМЦ (к примеру, оборудование) выполняется по акту, так как это требуется процедурой его приёмки: осмотр, определение исправности и т.д. При отправке ТМЦ на ответственное хранение, оформляются документы с описанием состояния ТМЦ, определением условий их размещения и назначением материально-ответственного работника.

Подписывая договор на поставку товара, стороны могут записать в соглашение пункт о необходимости составлении акта о приёмке продукции при передаче покупателю.

Как составить акт приема-передачи ТМЦ

Приёмопередаточный акт ТМЦ обычно прикрепляется к контракту поставки и считается неотъемлемой частью соглашения. Стандартная структура документа включает следующие сведения:

• Наименование документа.
• Дата и место заполнения.
• Сведения о сторонах контракта с отображением реквизитов, адресов и контактов.
• ФИО ответственных работников, данные их паспортов, полномочия представленных сторон.
• Номер контракта и дата его подписания, согласно которого обеспечивается поставка.
• Список передаваемых ТМЦ с отображением численности и цены.
• Качественные параметры ТМЦ.
• Итоговая оценочная сумма.
• Присутствие/отсутствие дефектов товара.
• Перечень выявленных расхождений.
• Претензии по итогам приёмки.

По договоренности сторон в бланке могут отображаться и другие требования, например:

1. Условия расчетов за отгруженные группы товаров (предварительная оплата – полная или частичная, расчет после принятия ТМЦ).
2. Сроки окончательной оплаты, отображение номера и даты платёжных поручений при авансовых платежах.
3. Вынесение некоторых групп ТМЦ или названых позиций в особые акты.

Кому нужен простой образец акта приёма передачи материальных ценностей

Приёмопередаточный акт, который констатирует факт доставки товара с нарушениями, с претензиями по качеству является основанием для оформления претензии поставщику с предложением замены продукции либо денежного возмещения убытков. Возврат забракованного товара поставщику выполняется на основании акта возврата (форма ТОРГ-2) с отображением причины возврата и подробным отображением выявленных недостатков. При потере груза или его повреждении в период транспортировки, компенсация издержек осуществляется на основании соглашения, если такие случаи предусмотрены.

Поэтому акт приема-передачи ТМЦ нужен обеим сторонам.

Поскольку приемопередаточный акт является обоюдным документом, его обязаны подписывать представители двух сторон (отправителя и получателя товара). Перед началом процедуры приёмки ТМЦ, требуется проверить, что от каждой стороны присутствуют представители, с наличием соответственных полномочий по визированию приемопередаточного акта.

Подтверждающими документами полномочий могут быть:

• Наличие доверенности, подписанная руководством учреждения.
• Приказ о назначении ответственного с полномочиями от имени фирмы
• Нотариально заверенный документ для физлица, со стороны контракта.

Чтобы документально составить факт приема товара по контракту, необходимо:

1. Скачать бланк приёмопередаточного акта и отредактировать его, чтобы он соответствовал условиям контракта, а именно удалить ненужные пункты и добавить поля, отображенные в соглашении.
2. Приёмка ТМЦ в большей части осуществляется в складских посещениях, поэтому отредактированный бланк нужно распечатать в 2 экземплярах для заполнения вручную.
3. Выполнить мероприятия по внешнему осмотру, подсчету, перевешиванию, сверке пунктов и пр., в зависимости от типа товара и условий приёмопередаточной процедуры.
4. Выявить дефекты вместе с представителем продавца и записать замечания в акт.
5. Оформить претензию, при наличии таковой, а при отсутствии замечаний письменно подтвердить, что претензий нет.
6. Сверить содержание акта с представителем поставщика, проверить правильность всех сведений.
7. Скрепить документ подписями сторон и печатями.

Некорректности, исправления и ошибки в приемопередаточных документах не разрешаются. Если в актах выявлены исправления, их необходимо переписать до подписания документов.